I detta specialavsnitt av Projektledarpodden delar Mattias Ejbe sin beprövade metod för projektplanering. Han går igenom hela processen från första analys till färdig projektplan, med praktiska tips och verktyg som projektledare kan använda direkt. Avsnittet fokuserar på traditionella projekt men inkluderar även insikter om hur agila leveranser kan integreras.
Grundfilosofin: Tre iterationer för bästa resultat
Mattias utgångspunkt är att göra projektplaneringen i tre omgångar:
- Första gången: Snabb genomgång på 2-3 timmar för överblick
- Andra gången: Involvera andra personer för nya insikter
- Tredje gången: Hela projektgruppen för detaljering
“Första gången gör jag det väldigt snabbt, bara för en överblick över projektet… Då stötter jag på ett antal frågor och när jag tar en andra gång, då kanske jag involverar andra människor.”
Steg 1: Analysera beställningen och strategier
Utgångspunkt och kvalitetskrav
Första steget är att noggrant granska projektbeställningen. Mattias betonar vikten av att förstå både uttalade och outtalade strategier:
- Ska anställda eller konsulter driva projektet?
- Finns kritiska tidpunkter som måste hållas?
- Vilka kvalitetskrav och acceptanskriterier gäller?
- Vilka lagar, standarder och policies påverkar projektet?
“Tyvärr är det så att det kanske inte alltid är angivet så jättebra. Då måste man gå runt och fråga vad som händer, hur brukar ni göra, hur är tänkt här?”
Förstå företagets projektkultur
Som extern projektledare är det kritiskt att förstå:
- Vilka mallar och projektmodeller används
- Hur fungerar grindarna/tollgates
- Hur utvärderas projektarbetet
- Vilka rapporteringsrutiner gäller
Steg 2: Intressentanalys
“Vilka påverkas eller blir påverkade av det här projektet? Det försöker jag lista nu.”
Mattias rekommenderar att börja brett och lista alla tänkbara intressenter:
- Beställare och kunder
- Användare och påverkade avdelningar
- Leverantörer och partners
- Regulatoriska organ
I omgång två går han runt och pratar med nyckelintressenterna för att förstå deras krav och behov.
Steg 3: Effekt- och projektmål
Efter intressentanalysen granskas målen igen:
- Är de förståeliga och mätbara?
- Har nya intressenter påverkat målformuleringen?
- Behöver målen justeras eller förtydligas?
Steg 4: Omfattning och Work Breakdown Structure (WBS)
Praktisk nedbrytning
“I verkligheten brukar det enklaste vara att man tar in dem i rummet som ska jobba med det här. Och sen säger man så här… vad behöver vi göra för att det här ska hända?”
Mattias föredrar bottom-up-approach:
- Samla teamet i rummet
- Använd gula lappar (fysiskt eller digitalt)
- Börja på aktivitetsnivå: “Vad behöver vi göra?”
- Klustra aktiviteterna uppåt i grupperingar
Rätt detaljnivå
För normala projekt (förändring, IT, bygg) rekommenderas nedbrytning till:
- Cirka en arbetsvecka per aktivitet
- Större aktiviteter kan detaljeras senare
- Mindre för kritiska operationer (t.ex. hjärtkirurgi)
Hantera avgränsningar
- Tydliggör vad som INTE ska göras
- Låt delprojekt diskutera gränssnittsområden sinsemellan
- Projektledaren hanterar oklarheter som delprojekten inte löser
Steg 5: Tidplanering och beroenden
Nätplanering
Mattias föredrar manuell metod initialt:
“Jag är så gammalaxig att jag gör det ofta för hand. Jag använder inte datorn. Jag gillar att flytta runt de här lapparna på ett bord och se i vilken ordning det kommer.”
Process:
- Lägg aktiviteterna i logisk ordningsföljd
- Rita in beroenden mellan aktiviteter
- Identifiera aktiviteter som behöver delas upp
- Hitta den kritiska vägen
Tidsestimering
Första omgången: Grova gissningar för att förstå projektets storlek Andra/tredje omgången: De som ska utföra arbetet estimerar själva
Viktiga faktorer:
- Semesterperioder och helger
- Effektivtid vs kalendertid
- Verkliga heltidsresurser vs “deltid i praktiken”
Digitalisering
- Små projekt: Excel
- Större projekt: MS Project
- Komplexa projekt: Professionell hjälp med planeringsverktyg
Tips om beroenden: Mattias varnar för att MS Project kan flytta aktiviteter oväntat när beroenden läggs in. Överväg att inte lägga in alla beroenden digitalt.
Steg 6: Kommunikation på rätt nivå
Milstolpar för styrgruppen
“5-10 milstolpar, oberoende hur stort projektet är, som jag kan kommunicera med styrgruppen.”
Fördelar:
- Slipper rapportera varje försenad aktivitet
- Kan säga “vi håller nästa milstolpe” trots mindre problem
- Fokuserar på det väsentliga
Beslutspunkter
Skilj mellan milstolpar och beslutspunkter:
- Milstolpar: Projektledarens uppföljningspunkter
- Beslutspunkter: Styrgruppens formella beslut
Praktisk timing: Lägg milstolpe ca en vecka före beslutspunkt för att förbereda underlag.
Steg 7: Projektorganisation
Rita upp tydlig struktur som visar:
- Vad du har ansvar över
- Vilka leveranser du styr
- Hur agila team integreras
- Externa beroenden och leverantörer
“I verkligheten så brukar det vara så att det finns även kanske några agila team, det finns lite linjer som levererar, det finns andra projekt som levererar till mitt projekt.”
Steg 8: Budget och resursplanering
Grov budgetering
Första omgången:
- Använd “burn rate” (kostnad per månad/dag)
- Jämför med liknande projekt
- Gissa antal resurser och tidsåtgång
Senare omgångar:
- Detaljerad resursplanering
- Faktiska löner och konsultkostnader
- Övriga projektkostnader
Steg 9: Riskhantering
Strukturerad approach
Första omgången: Lista risker som dyker upp spontant
Senare omgångar: Använd riskmatris
- Sannolikhet på y-axeln
- Konsekvens på x-axeln
- Värdera risker mot varandra (inte absoluta värden)
“Väldigt grovt i det här läget. Jag bildar mig själv en uppfattning om dem och kanske saker som vi kan eliminera genom att planera lite bättre.”
Steg 10: Prioriteringstriangeln
Kritisk diskussion med beställaren
“Vad är det viktigaste? Är det tiden? Är det omfattningen eller är det budgeten? Oftast är svaren att beställa alltid lika viktigt. Men oftast är det ju inte så.”
Exempel: Lagkrav med böter
- Tid blir viktigast (deadline finns)
- Ekonomi kan vara näst viktigast
- Omfattning får anpassas
Värdet av diskussionen: Ger vägledning för beslut under projektets gång.
Den färdiga projektplanen
Strukturelement
- Inledning och projektmål (eventuellt justerade)
- Omfattning – vad vi ska göra och inte göra
- Tidplan med aktiviteter och milstolpar
- Projektorganisation
- Budget och resurser
- Kommunikationsplan
- Prioriteringstriangel
- Kvalitetskrav och strategier
- Riskhantering
- Ändringshantering
- Projektmottagare (kritiskt viktigt!)
Projektmottagare
“Det kan man ju tycka att det är givet att det ska finnas. Det är långt från allt i alla projekt som man vet vem man ska lämna över till.”
Denna diskussion måste ske redan i planeringsprocessen, inte i slutet av projektet.
Verktyg och arbetssätt
Fysiskt vs digitalt
Mattias föredrar att börja fysiskt:
- Bord med lappar för översikt
- Rita beroenden för hand
- Digitalisera först när strukturen är klar
Rekommenderade verktyg
- Fysiska lappar för initial WBS
- Excel för små projekt
- MS Project för större projekt
- PowerPoint för milstolp-kommunikation
- Kanban-tavlor för agila delar
Framgångsnycklar
- Iterativ approach – Tre omgångar ger bäst resultat
- Involvera rätt personer vid rätt tillfälle
- Börja grovt, detaljera sedan
- Fysisk planering innan digitalisering
- Tydliga avgränsningar och ansvarsfördelning
- Kontinuerlig validering med intressenter
Mattias metod bygger på praktisk erfarenhet och betonar vikten av att anpassa planeringen till organisationens förutsättningar snarare än att blindt följa teoretiska modeller.
Lyssna på hela avsnittet här för att få detaljerade förklaringar av varje steg, plus en fascinerande AI-genererad epilog på svenska där fiktiva invånare i Whispering Pines diskuterar AI:s roll i projektledning.
Det fullständiga avsnittet innehåller också Mattias personliga reflektioner över olika planeringsverktyg, vanliga fallgropar i projektplanering, och en femminuters AI-genererad podcast-sekvens som demonstrerar framtidens möjligheter inom automatiserat innehåll.