Mattias Ejbe utmanar den vanliga uppfattningen om projektledarens roll genom att visa varför projektsponsorn faktiskt är den mest avgörande personen för projektets framgång. I detta djupgående avsnitt av Projektledarpodden lär du dig konkreta strategier för att bygga en stark relation med din sponsor, hantera mikromanagement, och förstå det kritiska ansvarsområdet mellan effektmål och projektmål.
Grundläggande rollfördelning enligt standarder
PMI, Prince2 och ISO 21500 – gemensam nämnare
Oavsett vilken projektstandard som används finns det en gemensam kärna för sponsorrollen:
- Äger business caset och har yttersta ansvar för projektet
- Säkerställer resurser och finansiering
- Har mandatet att ta alla viktiga beslut
- Fungerar som projektets ambassadör på ledningsnivå
Skillnader mellan standarder
PMI: Fokuserar på sponsorn som länk mellan projekt och strategiska mål
Prince2: Mer formaliserad “Executive”-roll som del av Project Board
ISO 21500: Generell approach som kan anpassas för olika kulturer och projekttyper
Vanliga problem med inaktiva sponsorer
Konsekvenser av sponsorbrist
- Resurskonflikter med linjen: Projektledaren kan inte lösa prioriteringskonflikter
- Otydliga prioriteringar: Svårt att veta vad som är viktigast
- Långsamma beslut: Viktiga beslut fastnar utan sponsortillgång
- Bristande förankring: Inga som driver projektbeslut i organisationen
Praktiska strategier för upptagna sponsorer
Mattias konkreta exempel med VD
När en VD sa “det finns inte en chans att jag kan ge dig en halvtimme i veckan” för en stor omorganisation, svarade Mattias:
“Då kan inte jag ta uppdraget och det slutade med att då fick jag 20 minuter men jag fick det på tisdagar mellan 7.35 och 7.55 i bilen när hon satte bilen till jobbet.”
Framgångsformeln
- Tydlig agenda skickades dagen innan
- Strukturerad ordning: Beslut, personalfrågor, information
- Effektivt utnyttjande av varje minut
- Resultat: VD började använda samma metod med alla projektledare
Alternativa lösningar
- Utse backupperson som kan fatta beslut åt sponsorn
- Delegera beslutsmandat till någon med mer tillgänglighet
- Strukturerade korta möten istället för långa, sällsynta sessioner
Hantera mikromanagement från sponsor
Vanligt problem
Sponsorer med tidigare projektledarerfarenhet vill ofta styra detaljer utan att ha tid att sätta sig in i aktuella problem.
Lösningsstrategier
- Tydliggör rollfördelningen redan vid projektstart
- Använd projektmodellen som stöd för att visa nivåskillnader
- Ha utbildande diskussioner om ansvar och mandat
- Påminn om olika ansvarsområden under projektets gång
Effektmål vs projektmål – kritisk skillnad
Ansvarsfördelning
“Effektmålen ägs alltid av projektsponsorn. Projektmålen ägs av dig som projektledare.”
Praktiskt exempel: Månlandningen
Effektmål (Sponsorns ansvar): “En amerikan på månen före 1970”
Projektmål (Projektledarens ansvar): Specifika leverabler för varje delprojekt (raket, rymddräkt, landningssystem)
Varför detta är avgörande
- Projektledaren ansvarar för att leverera på sina projektmål
- Sponsorn ansvarar för att effektmålen uppnås genom projektresultaten
- Tydlig ansvarsfördelning förhindrar konflikter och missförstånd
Styrgruppens roll och sammansättning
Fokusområden för styrgrupp
- Strategisk vägledning och stora scope-beslut
- Riskhantering med perspektiv från olika delar av organisationen
- Intressenthantering på ledningsnivå
- Övervakning att projektet följer verksamhetsmål
Optimal sammansättning
Rekommenderat antal: 3-5 personer för effektivitet
Viktiga roller:
- Verksamhetsansvariga som påverkas av resultatet
- Resursägare för projektdeltagare
- Personer med beslutsmandat på rätt nivå
Hybridlösning för stora projekt
- Exekutiv styrgrupp (3-5 personer) för dagliga beslut
- Bred styrgrupp som kallas in för större beslut
- Fördelar: Känner förankring samtidigt som effektivitet bibehålls
Projektbeställning – grunden för allt
Mattias kritiska observation
“Hur ofta har jag sett att det gjorts bra då? Inte ofta. Väldigt ofta är det här någon powerpoint-prestation där man säger att jo men nu har konsultföretaget X varit inne här och det är i princip klart.”
Vad som måste finnas med
- Tydligt projektmål som möjliggör effektmålen
- Behovsanalys och strategisk koppling
- Resursanalys – finns förutsättningar?
- Business case med tillräcklig information
- Riskbedömning på övergripande nivå
- Prioriteringsordning: Omfattning, resurser, tid
Praktiskt exempel: Eurovision
Tid viktigast: Sändningen sker oavsett vad
Pengar näst viktigast: I Sverige där budget begränsar
Kvalitet/omfattning: Kan justeras efter de två andra
Hantera scope creep
Sponsorns kritiska ansvar
Många sponsorer ser projektet som “sitt eget” och lägger till uppgifter informellt:
“Ja, behöver vi göra det där? Ja, men lägg in det i Kims projekt. Jag är ansvarig där.”
Projektledarens respons
Som projektledare måste du säga:
“Nej, det är inte okej. Då vill jag en ändringshantering och så får vi ta in det som en ändring. Här blir det ett utökat scope och därmed en utökad budget.”
Agila metoder och sponsorskap
Skillnader mot traditionell projektledning
Product Owner istället för sponsor:
- Fokuserar på produktvärde
- Hanterar backlog
- Mer hands-on och närmare team
Scrum Master:
- Faciliterande roll utan formellt beslutsmandat
- Tar vissa sponsoransvar kring hinderhantering
SAFe-modellen
Epic Owners fungerar som sponsorer med:
- Kontinuerlig leverans
- Iterativt beslutsfattande
- Strategisk koppling
Hybridprojekt – vanligast idag
- Översta nivån: Traditionell sponsor och projektledning
- Utförarnivån: Agila team och metoder
- Kritiskt: Tydliggör var gränsen går för olika beslutsnivåer
Relationbyggande med sponsor
Mattias rekommendationer
- Bygg relation från start – ni ska samarbeta hela projektet
- Skapa öppen kommunikation där projektledaren vågar berätta problem
- Etablera struktur för regelbundna kontakter
- Hjälp sponsorn göra ett bra jobb istället för att klaga på bristande stöd
Viktigt om förtroende
“En riktiga bra sponsor jag har haft är sådana som faktiskt när jag var tvungen att berätta. Nu har jag klantat mig på det här sättet som jag har sagt, ja men vad gör vi nu då? Och sen stöttar de mig ännu att gå vidare och då vågar man ju berätta nästa gång.”
Ansvarsfördelning – vem är ytterst ansvarig?
Mattias tydliga ställningstagande
“Ett projekt som går dåligt är alltid sponsorns fel. Projektledaren har ett ansvar, men projektledaren kan avsättas av sponsor. Sponsorn är den som är ytterst ansvarig i linjen och därmed för projektet.”
Praktisk konsekvens
När människor säger “det var så dålig projektledare, det var därför projektet gick så dåligt” är detta alltid felaktigt – för det är sponsorns ansvar att byta ut projektledaren om denne inte fungerar.
Gemensamma nämnare för misslyckade projekt
Baserat på Mattias erfarenhet finns det två återkommande problem:
- Beställaren inte engagerad i att sätta upp tydliga mål
- Ursprunglig beställning otydlig – både från externa leverantörer och interna uppdrag
Lösning
Investera tid i en gedigen projektbeställning från början – det kan till och med leda till att projektet stoppas tidigt, vilket sparar enorma summor.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om Mattias detaljerade genomgång av olika styrgrupper i komplexa projekt, praktiska exempel från byggbranschen, och hans personliga erfarenheter från styrgrupper på olika organisationsnivåer.