PT för projektledare – Georg Silbers revolutionerande koncept

I detta avsnitt av Projektledarpodden presenterar Georg Silber sitt innovativa koncept med personlig tränare (PT) för projektledare. Som en naturlig utveckling av idén om personlig träning på gym, erbjuder Georg individuell coaching för projektledare som arbetar med verkliga projekt – inte teoretiska case-studier. Hans approach fokuserar på vardagsprojektledare som behöver praktiskt stöd för att leverera resultat inom tid och budget.

Bakgrunden: Varför behövs en PT för projektledare?

Georg identifierade problemet genom att lyssna på projektledarutbildningar och webbinarier:

Kunskapsnivån är väldigt låg. Man pratar knappast om, man pratar om ledarskap och problem med ett samarbete och relationer. Man pratar inte om hur man faktiskt planerar, följer upp och styr ett projekt.

— Georg Silber

Målgruppen: Vardagsprojektledare

Georg fokuserar inte på storprojektsledare som bygger Airbus eller hanterar fackföreningar, utan på praktiska projektledare:

Jag pratar om vardagsprojektledare. Man jobbar och säger, ta hand om den här produkten, vi behöver utveckla några funktioner till, kan du fixa det? Du får en budget så här och jobbar med de här tre-fyra personerna.

— Georg Silber

Kärnan i PT-konceptet: Metadata och transparens

Vad är metadata i projektsammanhang?

Georg definierar metadata som grundläggande projektinformation:

• Vad som ska levereras
• Budget (timmar eller pengar)
• Deadline
• Intressenter (namngivna)
• För varje leverans: vem som konsulteras, godkänner och informeras
• Mottagare för varje leverans
• Koppling till milstolpar

Metadata till sammantaget blir en bild av och information. Det som är värt att notera är att uteblivande information, uteblivande data, är också information. Det betyder att projektledaren inte vet.

— Georg Silber

De tre grundpelarna i PT-metodiken

1. Baseline – Projektets grund

Första steget: Kontrollera projektdirektivet

• Finns det ett direktiv?
• Är det komplett?
• Minsta krav: Varför, budget, deadline, intressenter

Projektledarens fokus från dag ett:

Det det handlar om för dig som projektledare, Det är att från dag ett, eller från idag i alla fall, så är inriktningen som du ska visualisera och planera för den sista timmen och sista leveransen av ditt projekt.

— Georg Silber

2. Resursplanering – Deltagande över flöde

Fokus på deltagande kapacitet:

• Vilken närvaro har vi?
• Vad kan vi göra med den?
• Boka upp timmar hos fysiska personer
• Planera volym vecka för vecka

MoSCoW-modellen för prioritering:

• Must have: Får högst kosta 60% av budgeten
• Should have: Det som borde vara med
• Could have: Det som man gärna vill ha

3. Leveransdefinition – Vad ska ställas på bordet

Praktisk approach:

• Definiera konkreta artefakter
• Sätt acceptanskriterier för varje leverans
• Låt kunden göra acceptanstester
• Fokusera på vad som ska levereras, inte hur

Hantering av resursbrister: Tre alternativ-modellen

När projektledare inte får utlovade resurser rekommenderar Georg en strukturerad approach:

Då får projektledaren vända sig till styrgruppen och säga att det finns två alternativ, eller möjligen tre, vilket är ett mindre projekt fram till det datumet för jag har inte fått loss mer än så här stora andel timmar. Eller ska vi göra hela projektet, då kommer vi hamna i slutet av mars.

— Georg Silber

De tre alternativen:

1. Mindre projekt – leverera det som går med tillgängliga resurser
2. Senare leverans – behålla scope men skjuta fram deadline
3. Omprioriterng – flytta folk från andra projekt

Tidrapportering: Planering viktigare än exakthet

Georg har en pragmatisk syn på tidrapportering:

Jag har kommit fram till att tidavtidningen inte är så viktig. Utan planeringen är viktig. Man kan säga så här att man kan följa upp projektet, även mörnvärdigt management genom att förutsätta att man har jobbat som planerat.

— Georg Silber

Fokus på resultat över timmar

Nyckeln är att balansera planerad tid mot levererade resultat:

• Överrapporterad tid utan resultat = ineffektivitet
• Underleverans = försenat projekt
• Målet: hålla tempot mellan investerad tid och färdiga leveranser

Agilt vs traditionellt: Mindre skillnad än man tror

Det är väldigt liten skillnad på agilt och traditionella projekt. Agila har fortfarande business case, det är Epix, det är Enablers, det är leveranser, även om man har mycket roligare och biddligt språk.

— Georg Silber

Gemensamma faktorer:

• Timeboxing (2 veckors sprintar + 1 uppsamlingssprint = 8 veckor)
• Periodiserad budget istället för totalbudget
• Samma grundprinciper för uppföljning

Praktisk implementation: Från start till mål

Startfasen (vecka 1-2)

1. Kontrollera projektdirektiv – komplettera om nödvändigt
2. Skapa baseline – tidsplan och resursplan
3. Förankra resurser hos medarbetarnas chefer
4. Definiera leveranser med acceptanskriterier

Genomförande (varannan vecka)

• Korta möten (15-30 minuter)
• Fokus på data: planerad tid vs levererade resultat
• Justering vid avvikelser: omplanera framåt, inte bakåt
• Transparens: alla data ska synas i projektverktyg

Framgångsfaktorer

Projektledarens roll:

• Köper kapacitet för att leverera jobb
• Ersätter inte linjechefen
• Levererar till styrgruppen med tydliga alternativ
• Håller sig till fakta, inte relationer

Acceptanskriterier: Slipp godtycke

Georg betonar vikten av tydliga acceptanskriterier:

Det handlar om att projektledaren eller medarbetaren i huvud taget inte ska behöva vara utsatt för, som man ibland blir, av godtycke och ändrade krav och synpunkter ifrån en beställare.

— Georg Silber

Bilprovning som metafor: Precis som bilprovning har förutbestämda kriterier ska projektleveranser ha klara definition of done. Detta eliminerar osäkerhet och subjektiva bedömningar.

Lärdomar från PT-arbetet

Vanliga upptäckter

Överrapportering utan resultat: När projektledare ser att timmar används utan motsvarande leveranser, tvingas de omplanera:

• Ta bort insatser som skulle överskrida budgeten
• Modifiera arbetssätt (workshop från 2 dagar till förmiddag)
• Justera aktiviteter framåt i tiden

Underleveranser från andra:

Jag har lagt ner massor, men jag har inte fått mina underleveranser levererat underlagen för den här tillverkningen. Då tycker jag att du ska stryka din planering nu… till att lägga dina timmar efter semestern och låta dem jobba i fredag så att de levererar underlagen innan du planerar att lägga ner din tid.

— Georg Silber

Konflikthantering: Håll dig till fakta

Georgs approach till konflikter:

• Tydlighet först: Säkerställ att alla vet vad som ska levereras
• Inte projektledarens problem: Personliga konflikter hanteras av linjechefer
• Projektledaren köper tid: Inte ansvarig för medarbetarnas personliga utveckling

En projektledare måste kunna tacka nej till den person och säga att den här personen funkar inte i mitt projekt.

— Georg Silber

Digital transparens som grund

PT-konceptet bygger på digitala verktyg som ger fullständig transparens:

• Alla data måste synas
• Automatisk projektredovisning
• Data som saknas är också information
• Möjliggör kort, effektiv uppföljning

Georg erbjuder två månaders kostnadsfri PT-insats för intresserade projektledare, vilket visar hans tilltro till metodens effektivitet.

Lyssna på hela avsnittet här för att få Georgs kompletta genomgång av PT-konceptet, inklusive specifika verktyg han använder, detaljerade exempel från verkliga projekt, och hans reflektion över hur PT-rollen skiljer sig från traditionell mentorskap och coaching.

Det fullständiga avsnittet innehåller också Georgs personliga resa från hårdvarukonstruktör till PT för projektledare, djupare diskussion om hur hans metod påverkar företagskulturer, och konkreta exempel på hur projektledare har förändrat sina arbetssätt efter PT-coaching.