Vad krävs för att lyckas rekrytera projektledare i dagens heta marknad? Och hur positionerar du dig bäst för att bli rekryterad? I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Anna Sätteberg och Li Friberg från Experis sina djupgående erfarenheter från båda sidor av rekryteringsprocessen. Här får du konkreta tips för att navigera en marknad där projektledare har mer makt än någonsin tidigare.
Utmaningen: En het marknad för projektledare
Båda rekryterarna är tydliga: “Det är en trång kompetens med en väldigt hög efterfrågan. Så det är hårt jobb bakom de rekryteringarna.”
Varför är det så svårt att rekrytera projektledare?
- Projektledare är projektlojala – vill ro sitt nuvarande projekt i land
- Många har redan bra jobb med intressanta projekt
- Kandidaterna är vana att bli kontaktade och blir kräsna
- Det räcker inte med högre lön – måste finnas spännande projekt
Som Li förklarar: “Mycket handlar om att vi är både detektiver först, men också säljare – att försöka locka de här kandidaterna till just vår kund och vår kunds uppdrag.”
Kravspecifikation – grunden för framgång
Utmaningen med “projektledare” som titel
“Just benämningen projektledare är väldigt generell. Projekt innebär och betyder olika saker hos olika bolag.”
Olika fokusområden beroende på företag:
- Analysfokus: Stor vikt på förstudie och certifieringar
- Teknisk bakgrund: Djup kunskap inom specifik bransch krävs
- Administrativ kompetens: Processer och metodiker i fokus
- Personlighet: Ledarskapsförmåga prioriteras över teknisk bakgrund
Vikten av djup förståelse
Anna betonar: “Grunden för att vi ska kunna lyckas är att vi och kunden förstår vikten av att lägga tid och att vi lyckas förmedla till kunden varför det är viktigt att vi får tid med kravspecifikationen.”
Nyckelfrågor för bättre kravspecifikation:
- Vilka utmaningar ligger framför projektet?
- Vad är vanliga “bumps in the road” i er verksamhet?
- Vilka intressenter ska projektledaren hantera?
- Hur ser styrgruppserfarenheten ut?
Balans mellan krav och erbjudande
En kritisk utmaning som rekryterarna ofta möter: höga krav men låga erbjudanden.
Praktiska råd för att balansera:
- Skilja mellan skallkrav och meriterande
- Fokusera på vad som är grundläggande för rollen
- Vara realistisk om marknadslöner
- Hitta värdeproposition utöver lön (spännande projekt, utveckling, etc.)
Som Anna säger: “Vi brukar säga att det ibland är svårt att få någon att gå i sidled. Då kanske bara skulle vara lönen.”
Moderna rekryteringsmetoder
Från urval till försäljning
Rekryteringsprocessen har förändrats radikalt: “För sex, sju år sen, då var det egentligen mer urvalsbaserat. Men idag är vi detektiver, vi är säljare.”
Nya förutsättningar:
- Rekryterare måste sälja in rollen till kandidater
- Kandidater vill prata direkt med rekryterande chef
- Första mötet är lika mycket försäljning som utvärdering
- Kunder måste också “sälja sig” till kandidater
Sökkanaler och metoder
Traditionella metoder:
- Annonsering med professionell marknadsföring
- Strategisk placering beroende på roll och bransch
- Ramavtal med stat, kommun och privat sektor
Moderna tillvägagångssätt:
- Detektivarbete genom nätverk och branschkännedom
- Omvärldsbevakning – vilka företag går bra/dåligt?
- Långsiktiga relationer med potentiella kandidater
- Timing när projekt tar slut
Vad rekryterare letar efter
Grundläggande egenskaper
Li sammanfattar de viktigaste kvaliteterna: “Det vi gärna vill se som styrkor är just förmågan till effektiv kommunikation. Den här stabiliteten. Hur står man sig under stress? Är man en bra förebild för andra människor? Kan man motivera även när det blåser tuffa vindar?”
Kärnkompetenser för projektledare:
- Effektiv kommunikation
- Stabilitet under stress
- Förebildsfunktion
- Motivationsförmåga i svåra tider
- Personalledning mot gemensamma mål
Certifieringar och referenser
Certifieringar: Allt viktigare och ofta skallkrav idag (inte bara meriterande som förr)
Referenser: Kritisk del men med begränsningar:
- Kandidaten väljer själv vilka referenser som ges
- Branscherna är små – informella referenser väger tungt
- Rykte på marknaden är avgörande för etablerade projektledare
Intervjuprocessen – från båda sidor
För kandidater: Förberedelse är nyckeln
Praktiska råd:
- Tänk igenom hur du vill presentera dig själv
- Var strukturerad och konkret i dina svar
- Matcha kroppsspråk med vad du säger (undvik floskler)
- Kom i tid och var tekniskt förberedd för digitala möten
- Upprätthåll öppen kommunikation genom hela processen
Kompetensbaserade intervjuer
Typiska frågor att förbereda sig på:
- “Berätta om senaste gången du var riktigt stressad”
- “Senaste gången du behövde övertyga någon av något”
- “Senaste gången du inte fick med dig någon på din idé”
- “Vad gör du på en vanlig eftermiddag?” (för att förstå vardagsarbetet)
Case-presentationer
Många kunder använder hemuppgifter där kandidaten ska:
- Berätta om ett projekt från A till Ö
- Beskriva utmaningar och lärdomar
- Visa presentationsteknik
- Demonstrera förmåga att övertyga
Digitalt varumärke och synlighet
LinkedIn-optimering
Praktiska tips för projektledare:
- Använd “Open for opportunities” (dold för nuvarande arbetsgivare)
- Skriv en tydlig summary av din kompetens
- Lägg till sökbara skills och certifieringar
- Var så komplett som möjligt – använd LinkedIn som CV
Varumärkestänk
Som rekryterarna påpekar: “Man är sitt varumärke hela tiden. Du kanske jobbar med några kollegor på ett företag och nästa år sitter de i en annan position på det företaget du vill in på.”
Viktiga principer:
- Tänk långsiktigt på alla professionella relationer
- Var genomtänkt i vad som kommer upp vid Google-sökningar
- Underhåll ditt nätverk kontinuerligt
- Kom ihåg att branscherna ofta är små
Framtidens rekryteringsprocess
Fokus på personlighet över papper
Li observerar en viktig trend: “Jag upplever att det håller på att ske en liten justering i att vi kan ändå bygga på personen i fråga mer kompetens, men det är svårare att ändra på någons personlighet.”
Utvecklingen går mot:
- Anställa efter potential snarare än enbart tidigare erfarenhet
- Större vikt på personliga egenskaper
- Intervjuer blir viktigare än tester
- Fokus på vem personen kan växa till att bli
Ömsesidigt säljande
Modern rekrytering handlar om ömsesidighet – både kandidat och företag måste “sälja sig” till varandra. Rekryterande chefer behöver också bygga sitt varumärke och vara synliga på LinkedIn för att attrahera talanger.
Praktiska råd för projektledare
Om du vill bli rekryterad:
- Optimera din LinkedIn-profil och sätt “Open for opportunities”
- Bygg relationer med rekryterare innan du behöver dem
- Var genomtänkt med ditt digitala fotavtryck
- Förbered dig på kompetensbaserade intervjufrågor
- Upprätthåll professionell kommunikation genom hela processen
Om du ska rekrytera:
- Investera tid i en gedigen kravspecifikation
- Var realistisk om balansen mellan krav och erbjudande
- Förbered dig på att sälja in rollen till kandidater
- Använd erfarna rekryterare med branschkännedom
- Tänk långsiktigt – bygg relationer för framtida behov
Slutsatser
Rekryteringsmarknaden för projektledare har fundamentalt förändrats från en urvalsprocess till en ömsesidig säljprocess. Framgång kräver professionalism, tålamod och förståelse för att både kandidater och företag måste attrahera varandra.
Som Anna och Li betonar: det handlar om långsiktiga relationer, timing och att hitta rätt matchning mellan värderingar och mål – inte bara kompetens och lön.
Lyssna på hela avsnittet här för att få djupare insikter om hur rekryteringsprocessen ser ut bakom kulisserna, konkreta exempel på framgångsrika rekryteringar och Anna och Lis personliga erfarenheter från tusentals projektledarrekryteringar. I det fullständiga samtalet går de även djupare in på hur man hanterar referenstagning, bakgrundskontroller och vilket ansvar rekryterare har när det gäller kandidaters digitala fotavtryck.