
I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Georg Silber, nätverksledare hos Dataföreningen och utvecklare av resursstyrningssystem, sina djupa insikter om varför resursplanering är den främsta framgångsfaktorn i projekt. Med decennier av erfarenhet från både utveckling och projektledning visar han konkret hur man planerar och följer upp arbetstid för att leverera i tid och budget.
Projektens ekonomiska verklighet
Kostnaden av förseningar
Georg slår fast en brutal ekonomisk sanning:
“Det är faktiskt 10-15 procent värdeförlust per månads försening i investeringsprojekt.”
Varför förseningar kostar så mycket:
- Business case försvinner snabbt
- Effektmålets verkan försenas
- Konkurrenter hinner före (Georg’s exempel från Facit: varje veckas försening kostade 400 000 kr)
- Investeringens återbetalningstid skjuts upp
Projektdefinition med ekonomiskt fokus
“Ett projekt är ett förändringsarbete som är beställt av verksamheten för att verksamhetens effektmål ska kunna uppnås bättre än vad man gör idag.”
Centralt är att projekt är investeringar som måste leverera värde i tid – annars försvinner affärsfallet.
Agilt vs traditionellt – ingen revolution
Georg’s perspektiv på agilt
“För oss som har varit med länge så är inte det något nytt… Man jobbar ju i sprintar. Fast man kallar inte det, utan man kallar det faser som är 6 till 8 veckor långa.”
Jämförelse Prince2 vs Scrum:
- Prince2: 6-8 veckors faser med förhandling mellan varje fas
- Scrum: Sprintar med samma grundprincip
- Skillnaden: “Skrum har satt nya roligare ord på det”
Den verkliga vinsten med agilt: Mer självständigt arbete utan mikrostyrning från projektledare.
Resursplanering som framgångsfaktor
Georg’s personliga genombrott
Som ung konsult upptäckte Georg att planera fakturerbara timmar:
“När jag började som egen konsult… så upptäckte jag efter redan ett par veckor att jag bara debiterade… 24, 28 timmar, trots att jag jobbade någon kväll dessutom.”
Lösningen:
- Planerade effektiva arbetstimmar istället för att “ta igen senare”
- Dubbla kalendertiden mot vad ett heltidsengagemang innebär
- Resultat: “Jag blev nämligen klar med varje jobb i tid”
Principen: Låsa tiden, förhandla scope
“Det jag lärde mig var att på 80 procent av den budget jag hade så slutförhandlade jag… vilket innebär att man får ett protokoll med ett antal restpunkter.”
Varför det fungerar:
- Respekterar kundens budget och tidskrav
- Tvingar fram prioritering av det viktigaste
- Skapar dialog om vad pengarna räcker till
Praktisk resursplanering
Behovet av multipla uppdrag
“För att kunna ha full beläggning… så upptäckte jag att jag behövde två heltidsuppdrag och ett till för att kunna ha 40 debiterade eller fakturerade timmar i veckan.”
Orsak: Den som du jobbar åt är inte alltid tillgänglig för frågor – väntetider uppstår naturligt.
Planeringshorisont och detaljnivå
Rekommendationer:
- 8-10 kalenderveckor framåt: Planera resurser för alla
- 2-3 månader: Vad individer kan ha i huvudet
- Artefaktstorlek: 12-20 arbetstimmar (1-2 leveranser per vecka)
- Backlog items: Minst 4 timmar, max 20 timmar
Uppföljning och Earned Value
Två parallella uppföljningar
1. Resursuppföljning:
“Planerar närvaron. Hur mycket närvaro har man?… Det räcker att man planerar deltagande och man redovisar alltså vanlig enkel tidrapportering.”
2. Leveransuppföljning:
“Man räknar med velocity-poängen… under de här veckorna har vi kunnat pricka av det vi förväntar oss.”
Earned Value i praktiken
Georg förklarar hur man få automatisk Earned Value Management:
- Baseline: Planerad arbetstid per artefakt
- Cost Performance: Rapporterad tid vs planerad tid
- Schedule Performance: Levererade artefakter vs planerade
“Varje timme man planerar, det är ju tänkt att den ska tillföra sitt inkrement av värde.”
Digitaliseringens möjligheter
Från organisation till funktion
“Det blir ju att projektkontor blir en funktion istället för en organisation… man behöver inte den administrativa överbyggnaden.”
Fördelar med digitalisering:
- Källinformation från medarbetarna själva
- 100% faktabaserade beslutsunderlag
- Eliminerar “muntlig tradition”
- Möjliggör realtidsfeedback mellan projektledare och team
AI och framtiden
“Lägger man till erfarenhetsdata, det vill säga AI-stöd, då blir det ännu enklare att vara projektledare.”
Vanliga misstag och lärdomar
Georg’s ärliga bekännelse
“Massor av misstag. Och ibland så är man inte så noggrann… Min fru då på den tiden undrade varför jag höll på och lärde andra vara noggranna när jag själv var som slarver.”
Lärdomen:
“Det är väl just därför som jag har utvecklat sådana här tekniker, därför att om jag jobbar spontant så är jag aldrig tid och färdig med någonting, utan jag är notoriskt sen. Men om jag planerar så är jag alltid i tid med rätt saker.”
Varning för “nästan klart”
Georg varnar för att acceptera artefakter som “90% klara”:
“Det fel man har gjort… Om man tar hela projektbudgeten, man fördelar den på de artefakter man ska leverera till kunden… De två kurvorna ska ju mötas vid varje milstolpe.”
Praktiska tips för omedelbar tillämpning
Georg’s främsta råd
“Den främsta framgångsfaktorn är resursplanering. Att planera in volymen och säkerställa den, inte liksom som ett teoretiskt, utan att faktiskt förankra hos individen och räkna, alltså timmar.”
Konkreta steg för projektledare:
- Planera arbetstid: Vilken volym timmar har jag? När ska jag leverera?
- Säkerställ närvaro: Planera in faktisk närvarotid för teammedlemmar
- Följ upp närvaro: Kontrollera att planerad arbetstid faktiskt används
- Definiera leveranser: Lista konkreta arbetsobjekt på 12-20 timmars nivå
- Fyra veckors cykler: Inte för ofta administration, men tillräckligt för kontroll
Balansen mellan tre intressenter
Medarbetaren: Vill vara fullbelagd för status och självstyrning Projektledaren: Behöver leveranser enligt plan Linjechefen: Ansvarar för att alla har full beläggning
“Jag som person vill ju vara efterfrågad. Men jag vill inte vara överefterfrågad.”
Agilt arbetssätt och resursplanering
Ingen skillnad i grunden
“Behövs resursplanering när man arbetar agilt? Ja, det är ingen skillnad. Egentligen är det fortfarande en budget även om man pratar om t-shirt storlekar…”
Velocity-problemet:
“Men om man inte vet närvaron nästa period så vet man ju inte… om man inte har samma bemanning, samma närvaro… så kan man ju inte förvänta sig samma velocity till nästa sprint.”
Kvalitet vs ambitionsnivå
Tillräckligt bra-principen
“Det viktiga är ju att det är tillräckligt bra, för det är ju vad det handlar om i arbetslivet. Man måste nå över den nivå där saker är användbara. Men frågan är om man måste, hur högt ovanför det måste man nå.”
Georg rekommenderar interntariffer baserat på kompetens för att kunna välja mellan:
- Fler timmar från mindre erfaren person
- Färre timmar från expert som coach
Lyssna på hela avsnittet här för att få Georg’s kompletta genomgång av hans utvecklade system för automatisk Earned Value Management, detaljerade exempel på hur digitalisering kan eliminera administrativa överbyggnader, och hans provokativa åsikter om varför Scrum Masters “bara kostar pengar.” I det fullständiga samtalet får du också höra hans konkreta jämförelser mellan olika projektmodeller och varför han tror att Word-dokument inom projektledning snart är daterade.