I detta avsnitt av Projektledarpodden delar Benny Nietzsche sina erfarenheter av Rolling Wave Planning – en planeringsteknik som han använt framgångsrikt i stora telekomprojekt på Tele2 och Telia. Med bakgrund från amerikanska konsultmiljöer och svensk projektledning visar han hur man kan hantera osäkerhet och förändringar utan att drunkna i change requests. Hans approach bygger på kunskapsskikt, kontinuerlig planering och “end in mind”-tänket för att skapa dynamiska projekt som kan anpassa sig till verkligheten.
Vad är Rolling Wave Planning?
Definition och syfte
Det är för mig en metod, en teknik till befintliga metoder, för att hantera osäkerhet i planeringen för att enklare kunna hantera förändringar när de inträffar. Utan att man behöver då spendera massa tid och att swagga och spekulera och göra massa utfästelser som inte kommer att funka.
— Benny Nietzsche
Kärnprincipen: Istället för detaljplanering av hela projektet från start, planeras arbetet i vågor där varje våg blir mer detaljerad ju närmare den kommer.
Add-on till befintliga metoder
Rolling Wave Planning ersätter inte traditionell projektledning utan kompletterar den:
- Kombineras med: Critical Path, brainstorming, WBS, best/worst case-analys
- Undviker: Tidskrävande change request-processer
- Möjliggör: Naturlig hantering av förändringar som del av projektet
Kunskapsskikt – grunden för framgång
De fyra kunskapsnivåerna
Benny bygger sin metod på Thomas Gustafssons tankar om kunskapsskikt:
- Första skiktet: Detta vet vi detaljer på
- Andra skiktet: Vi har en hög nivå design på detta, ungefär
- Tredje skiktet: Vi förstår vad det är
- Fjärde skiktet: Detta är bara en rubrik
Det gäller att få in den förståelsen hos beställaren, den som äger effektmålen. För knyter man ihop visionen med effektmålen på det sättet kan man få en acceptans på det här arbetssättet som jag trodde aldrig skulle kunna få.
— Benny Nietzsche
Transparens som framgångsfaktor
Genom att vara öppen med vad man vet och inte vet skapas förståelse hos beställare och team för varför detaljplanering inte alltid är möjlig från start.
Praktiskt exempel: Touchpoint-projektet på Telia
Projektets utmaningar
Benny beskriver ett komplext projekt som genomgick stora förändringar:
- Start: Mobile Office som skulle ersätta en mobiltjänst
- Förändring: Omorganisation mitt i projektet
- Nytt mål: Touchpoint med helt nya effektmål och erbjudanden
- Resultat: Fyra olika varianter av erbjudandepec under projektets gång
Hur Rolling Wave Planning räddade projektet
Vi bara målar om Totem Polen och skrev och touchpoint. För resten var ju precis exakt. Vi kunde anpassa oss efter den framtiden.
— Benny Nietzsche
Framgångsfaktorer:
- Ett månads intensiv planering med kärnteamet
- WBS baserad på beroendeplanering
- Kunskapsskikt som alla förstod
- Flexibel approach till förändringar
Praktisk implementation
Uppstartsprocess
Månadsintensiv planering:
- Gap-analys: Befintlig miljö vs framtida behov
- VBS-nedbrytning: Utvecklingsbara delar identifieras
- Lösningslandskap: Nätverk, plattformar, applikationer kartläggs
- Riskanalys: Blir action item-lista för teamet
- Kunskapsskikt: Etableras för transparent kommunikation
Cadence och rytm
Strukturerad approach:
- 4 sprintar per milstolpe för tydlig rytm
- Kontinuerlig planering – inte bara i början
- Show and tell efter varje sprint för att bygga förtroende
- Första milstolpen måste leverera något användbart
Det är jätteviktigt att man i alla fall i de projekter jag har jobbat med att man har den första milstolpen ska lansera någonting användbart. Som som en kund kan använda eller en fokusgrupp kan använda.
— Benny Nietzsche
Hantering av beroenden
Strukturerad approach till komplexitet
Jennys metod för beroendehantering:
- Designmöten: Både hög- och lågnivå med beroendeorganisationer
- Processanalys: Undersöka påverkade supportprocesser
- Fysiska besök: Till exempel Telias övervakningscentrum i Karlstad
- Långsiktig schemaläggning: Planera möten i förväg
- Regelbundna standups: Med utvecklare, testare och designers
Riskhantering som action items
Pragmatisk riskhantering
Riskanalysen blir alltid en action item-lista för mig. som folk får äga i projektet. Vi kollar av dem varje dag, varje vecka och ser är den fortfarande grön? Har den blivit gul? Och märk väl, jag vet inte hur många som håller med, men det finns inga röda risker för mig. För de är issues.
— Benny Nietzsche
Praktisk tillämpning:
- Gröna risker: Under kontroll
- Gula risker: Behöver uppmärksamhet
- Röda risker finns inte: De är issues som ska hanteras direkt
Verktyg och tekniker
Anpassning till kundens miljö
Det jag har gjort och det jag är trygg med att använda det är vad kunden använder.
— Benny Nietzsche
Vanliga verktyg:
- MS Project: För traditionella miljöer
- Jira eller Azure DevOps: För utvecklingsteam
- Confluence: För dokumentation
- Kanban-tavlor: För visualisering
Viktigt: Alla i projektet och styrgruppen ska ha tillgång till verktygen för real-time upplevelse.
Rapportering och uppföljning
Minimal administrativ börda
Alltså jag uppdaterar ingenting. Jag samlar informationen som de uppdaterat i verktygen vi har utsett till till de nyckelverktygen
— Benny Nietzsche
Rapporteringsprocess:
- Team uppdaterar sina verktyg kontinuerligt
- Projektledaren samlar information veckovis eller varannan vecka
- Styrgruppen får direkt access till verktygen
- Fokus på milstolpar snarare än detaljaktiviteter
Styrgruppsledning och förtroende
Tydlig rollfördelning
Jag är helt övertygad att styrgrupp ska styra Projektledaren ska leda och det är så många gånger som jag har tvungen att sätta ner foten mot vissa styrelsemätare som går in och försöker projektleda.
— Benny Nietzsche
Byggande av förtroende
Grundläggande principer:
- Respektera discipliner: Alla roller och kunskapsområden värdesätts
- Styrgruppusutbildning: Förväntningar klargörs från start
- Tydligt ledarskap: Sätt gränser när nödvändigt
- Leverera resultat: Show and tell för att bevisa framsteg
Hantering av scope och förändringar
Backlog-baserat arbetssätt
Det finns inget in or out of scope utan det handlar om bara prioriteringar. Vad gör vi först?
— Benny Nietzsche
Praktisk tillämpning:
- Stor backlog: Tillåt nästan allt som ligger i linje med visionen
- Prioritering: Fokusera på vad som är viktigast just nu
- Förhandlingsyta: Skapa möjligher för styrgruppen att välja
- Fungerande mjukvara: Alltid sikta på användbar leverans
Misstag och lärdomar
Den viktigaste lärdomen: Lyssna på magkänslan
Det viktigaste tror jag är att lyssna på din magkänsla. Den är så viktig… när man väl har några projekt under rocken så lyssna på magkänslan. För den är oftast rätt mer än vad den är fel.
— Benny Nietzsche
Bennys stora misstag: Ignorera magkänslan
Situationen: Som programledare lät han sig övertygas av “otroligt duktiga människor” med annan agenda Konsekvensen: Projekt som stått i stå i flera år fortsatte att misslyckas Åtgärd: Ursäktsbrev till berörda parter år senare Lärdom för andra: Respektera din erfarenhet och intuition även när andra är övertygande
Framgångsfaktorer för Rolling Wave Planning
När metoden fungerar bäst
Walling Wave planering fungerar bäst när projektet är dynamiskt. Och ni inte har all information i början.
— Benny Nietzsche
Optimala förutsättningar:
- Dynamiska projekt: Med förändring och osäkerhet
- Ofullständig information: Vid projektstart
- Erfaret team: Som förstår kunskapsskikt och iteration
- Engagerad styrgrupp: Som accepterar osäkerhet och prioritering
Kärnprinciper för framgång
- End in mind: Tydlig vision av slutmålet
- Under promise, over deliver: Sätt realistiska förväntningar
- Första milstolpen kritisk: Leverera något användbart tidigt
- Börja med det svåra: Lös stora problem först
- Kontinuerlig planering: Inte bara i början
- Transparent kommunikation: Om kunskapsskikt och osäkerhet
Särskilda tips och insights
CX/UX som framgångsfaktor
Sen är ju så att Walling Wave planering fungerar bäst när projektet är dynamiskt… CXUX är viktig när man gör produktutveckling. Sitt inte och hogga dem till dig själv. Låt styrgruppen, nyckelperson i affären, jobba med dem.
— Benny Nietzsche
Teamledarskap
“Gräv där du står”-principen:
- Fokusera på ditt område först
- Hjälp andra när ditt är klart
- Undvika “operationen lyckades, patienten dog”-syndromet
- Alla vinner eller alla förlorar
Verktyg för real-time övervakning
Moderna verktyg möjliggör automatisk uppdatering när kod deployeras eller stories färdigställs, vilket reducerar administrativ börda betydligt.
Resultat av Touchpoint-projektet
Framgångsrik leverans
- Pilot: Lanserad med fokusgrupper och CX/UX-feedback
- Marknadsstart: Maj 2015 trots att plattformen inte var helt klar
- Försäljning: Före semestern med leverans på hösten
- Överlevering: 50% fler features än planerat
- Acceptans: Ledningen accepterade flexibel leveransmodell
Rolling Wave Planning visade sig vara en kraftfull metod för att hantera komplexa, osäkra projekt där traditionell detaljplanering skulle ha misslyckats.
Lyssna på hela avsnittet här för att få Bennys kompletta genomgång av Rolling Wave Planning, inklusive djupare diskussioner om verktygsval, specifika tekniker för beroendehantering, och hans personliga reflektion över skillnaden mellan program- och projektledning.
Det fullständiga avsnittet innehåller också Bennys berättelse om övergången från amerikansk till svensk projektledningskultur, detaljerade exempel på kunskapsskikt i praktiken, och hans tankar om varför Rolling Wave Planning inte är mer utbrett trots sina uppenbara fördelar.