I denna uppföljande del av samtalet med Therese Helander från Valros fördjupar vi oss i samverkansprojekt inom byggbranschen. Som erfaren projektledare inom samhällsbyggnad delar hon konkreta erfarenheter från projekt värda hundratals miljoner kronor, praktiska tips för framgångsrika upphandlingar och varför traditionella byggprocesser ofta leder till omfattande ändringsarbeten och kostnadsöverskridanden.
Samverkan vs traditionella byggprocesser
Det traditionella problemet
Traditionella byggprojekt är indelade i fyra separata skeden: förstudie, projektering, produktion och förvaltning. Detta skapar flera strukturella problem:
- Informationsglapp mellan olika faser
- Olika personer arbetar i olika skeden – ingen följer hela projektet
- Glapp i ursprunglig idé och mål som varierar mellan stegen
- Tolkningsproblem som leder till omfattande ändringsarbeten
“Oftast är ju dessa processer kantade av tolkningar av beställares underlag och vad som ska ingå, vilket kan leda till ett omfattande ändringsarbete. Det vill säga att entreprenören vill ha extra betalt med sina tolkningar av handlingarna.”
Samverkan som lösning
Samverkan är ett strukturerat arbetssätt som tidigt tar in samtliga aktörer: beställarorganisation, konsulter, entreprenörer, underentreprenörer och slutkund.
“Tillsammans sätter man projektets mål samt vad projektet ska innehålla och hur man ska genomföra projektet för att nå det gemensamma målet.”
Viktigt att förstå: “Samverkan är ingen entreprenadform utan ett arbetssätt.”
Samverkansprojektets struktur
Fas 0 (förberedelse)
Analys av projektets förutsättningar och intressenter
Fas 1 (organisering och projektering)
Organisatoriska aktiviteter:
- Samla alla projektdeltagare inklusive beställarens organisation
- Workshop eller kick-off för att skapa gemensam målsättning
- Utarbeta och signera samverkansdeklaration
- Etablera projektkontor eller interaktivt rum
Tekniska aktiviteter:
- Gemensam projektering (inte bara rita utan även estimera)
- Alla bidrar: beställare, konsultgrupp, entreprenör, underentreprenörer
- Estimerat pris stäms av mot tänkt investering och kvalitet
“En förutsättning är att man sitter tillsammans i ett projektkontor eller ett interaktivt rum bara man interagerar med varandra. Fysiskt eller hybridlösning beror på projektets intressenter och vilka förutsättningar man har.”
Fas 2 (produktion)
- Detaljprojektering parallellt med produktionsstart
- Kontinuerlig samverkan med alla aktörer
- Aktiv kostnad- och kvalitetsuppföljning
- Arbete för att nå uppsatta mål
Framgångsfaktorer för samverkan
Organisatoriskt engagemang
“Beställarorganisation behöver förstå vad det betyder att medverka ett samverkansprojekt. Det är inget enskilt som projektledaren gör, utan projektet ska engagera och beröra hela beställarorganisationen.”
Kritisk insikt: “Utan stöd och medverkan från ledningen har jag som projektledare svårt att driva ett samverkansprojekt.”
Transparens i ekonomi
På Valros förespråkar man transparent ekonomisk redovisning:
“Vi kör gemensam ekonomimöten där alla har insyn. Vi tycker att det är viktigt att alla blir medvetna om kostnadskonsekvenserna av risker och möjligheter och de beslut som man fattar i projektet.”
Ersättningsmodeller
Samverkan använder kombinerade ersättningsmodeller:
- Fas 1: Överenskomna timpriser mot uppsatt budget
- Fas 2: Fast arvode för entreprenörens vinst och central administration beräknat som procent på riktkostnad
Vanliga fallgropar och svagheter
Beställarens passivitet
“En annan svaghet är också när beställaren sätter sig på läktaren. När beställaren inte medverkar utan låter entreprenören driva och genomföra projektet själv. Då kan man lika gärna handla upp den på en traditionell totalentreprenad.”
Bristande förståelse
“Beställare som har beställt ett samverkansprojekt men inte förstår innebörden. Som jag nämnde tidigare så krävs ju en organisation, ett engagemang och en medverkan.”
Ofullständig transparens
“En annan svaghet när man inte kör samverkan fullt ut, när man inte handlar upp underentreprenören på samma villkor som entreprenören. Transparens i alla led är viktig.”
Upphandling utan överklaganden
Marknadsdialog som grund
Therese’s strategi för framgångsrika upphandlingar:
“När jag och mina medarbetare på Valros hjälper beställare med att formulera upphandlingen så startar vi alltid med att göra en analys av marknaden.”
Praktisk process:
- Bjud in 10 entreprenörer som klarar omsättningskrav
- Samma frågor till alla för rättvis behandling
- Presentera tydligt hur projektet ska drivas
- Alla får samma information
Utvärderingskriterier
“Det handlar bara om att… Man sätter en… Så som jag skulle göra, ska jag säga, är att mycket är på de mjuka parametrarna.”
Rekommenderad viktning:
- Låg viktning på pris – fokus på rätt procentsats för vinst
- Hög viktning på genomförande – hur man tänkt driva projektet
- Kompetens och erfarenhet – intervjuer med nyckelpersoner
- Öppna frågor som låter anbudsgivare förklara sin approach
Lessons learned och misstag
Therese’s viktigaste lärdomar
1. Intressenthantering är kritisk “Dels är det här det jag precis nämnde, att man inte missar intressenthanteringen och kommunikationsplanen.”
Praktisk intressentanalys:
- Samla alla projektdeltagare
- Identifiera alla som kan påverkas eller påverka projektet
- Inkludera: politiker, media, skolor, föräldrar, närboende, andra skolor i området
2. Lessons learned försummas “Något som är väldigt dåligt i vår bransch, det är det här med lessons learned. Erfarenhetsåterföring, det är något som man ofta skippar.”
3. Riskhantering måste vara kollektiv “Riskhanteringen kan jag tjata sönder. Att man inte får göra riskhanteringen. När man inte får den här uppslutningen. Det är något man ska göra tillsammans allihopa.”
Konkret tillämpning:
- Sätt ansvarig på varje risk
- Stående punkt på alla byggmöten
- Agera på analyserna: “Om man gör en riskanalys men inte agerar på den då kan man lika bra hoppa över det.”
Byggbranschens utmaningar
Komplexitet och projektmognad
“Det är väldigt stora… Mycket pengar. Många projekt är ju en halvmiljard. Det är ganska komplext och många intressenter.”
Jämförelse med andra branscher: “Jag tror att det är högre projektmognad i till exempel IT. De har det lättare på så sätt. En ny projektledare skulle aldrig få ta ett halvmiljardsprojekt inom IT-branschen eller i en verksamhetsutveckling, men jag har sett det förekomma i byggbranschen.”
Behov av höjd kompetens
“Vi behöver höja projektmognaden i den branschen… Att man ställer rätt krav också när man handlar upp konsulter. Att de ska ha någon typ av kvitto på sina kunskaper. Att inte vem som helst får driva de här projekten.”
Framgångsexempel från verkligheten
Therese har lett flera lyckade samhällsprojekt i Sala och Uppsala med följande framgångsfaktorer:
Kommunikation i fokus:
- Både intern och extern kommunikation prioriterad
- Framtungna processer i tidigt skede
- Intressentanalys och kommunikationsplan
Risk- och möjlighetshantering:
- Skapad i tidigt skede tillsammans
- Kontinuerlig uppföljning på alla nivåer
- Stående punkt på byggmöten
Resultat: “De här projekten då har ju då levererats i rätt tid till rätt kvalitet och till rätt budget. Till och med lite billigare vill jag säga.”
Praktiska takeaways för projektledare
För samverkansprojekt:
- Säkerställ organisatoriskt stöd – ledningen måste vara engagerad
- Investera i kommunikation – både intern och extern från start
- Kräv transparens – öppna böcker och gemensamma ekonomimöten
- Gör kollektiv riskhantering – inte projektledarens enskilda ansvar
För upphandlingar:
- Börja med marknadsdialog – förstå tillgängliga aktörer
- Viktning på kompetens – inte bara pris
- Tydliga utvärderingskriterier – förklara hur poäng delas ut
- Samma information till alla – undvik överklaganden
Inom byggprojekt generellt:
- Höj kompetenskraven – kräv certifieringar eller bevis på kunskap
- Lär från misstag – implementera systematisk erfarenhetsåterföring
- Hantera komplexitet – förstå att halvmiljardsprojekt kräver erfarna ledare
Therese Helander visar att samverkan inte är en universallösning men kan dramatiskt förbättra byggprojektens resultat när det implementeras rätt. Hennes betoning på organisatoriskt engagemang, transparent ekonomi och systematisk intressenthantering ger konkret vägledning för alla som arbetar med stora, komplexa byggprojekt.
“Det handlar om att göra rätt saker i fas 1 för att säkerställa, trimma och anpassa för att nå projektets uppställda mål i fas 2.”
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om Therese’s konkreta erfarenheter från specifika projekt, detaljerade råd om bakbonushantering och hennes vision för byggbranschens framtida utveckling inom projektledning.