Olle Lidbom har skrivit boken “Skolplattformen – En sann historia om miljardkonsulter, föräldrar och barn” efter tre års djup research i ett av Sveriges mest kostsamma IT-projekt. I detta avsnitt av Projektledarpodden delar han detaljerade insikter om hur Stockholms stads skolplattform blev en katastrof som kostade 1,2 miljarder kronor – och vilka avgörande lärdomar projektledare kan dra av detta monumentala misslyckande.
Bakgrunden – från god intention till megaprojekt
Skolplattformen startades 2013 med legitima mål:
- Ersätta en “enorm flora” av gamla IT-system, många från 70-talet
- Hantera GDPR-compliance och säkerhetsfrågor
- Samla allt från förskola till Komvux i en plattform
“Man skulle föra ihop alla de här behoven i lösning från förskolan till Komvux och allt däremellan. så skulle det vara som ett jätte-IT-plattform. Man pratar om IT som Big Bang.”
Drivkrafterna bakom haveriet
Fåfänga och monumentbygge
“Sen också det som jag tror finns i alla förvaltningar, alltså en sorts behov av att bygga ett monument över sig själv. Man pratade om att man skulle bygga en skolplattform i världsklass.”
Bristande användarförankring
Lärarna ville inte ha systemet: De var “väldigt bakosträvande, väldigt individualistiska” och föredrog egna lösningar.
Vårdnadshavarna konsulterades inte: De var “över taget inte i någon fokusgrupp.”
Politikerna hade andra prioriteringar med fallande skolresultat.
Strukturella designproblem
Lego-bit strategin utan integration
Projektet baserades på att köpa fem separata system som “legobitar”:
- Schemaläggning
- Betyg och omdömen
- Närvaro
- Kommunikation
- Administration
“Man hade inte riktigt besvarat frågan – hur ska de fem legobitarna prata med varandra? Och vad händer om två legobitar gör samma sak?”
Vattenfallsmodell med 5-åriga krav
- 2000 sidor krav per modul
- Kravspec gjord av jurister och konsulter, inte användare
- Ingen anpassning under utvecklingsperioden
“Man sätter också ner fem stycken väldigt detaljade kravspesar på vad skolplattformen ska vara. Sen ber man en bön och så går det fem år och hoppas att det ska vara bra fem år senare.”
Konsultstyrning och ägarskapsförlust
Konsulter tar över projektet
Olle beskriver ett möte med “20 stycken konsulter i rummet och en tjänsteman från Stockholm stad.”
“Det är för mig en så tydlig bild av att det här inte då är längre ett projekt som Stockholm stad driver. Det här är en självlevande amöba av konsulter.”
Ekonomisk vårdslöshet
- Konsulter attesterade egna fakturor
- Integrationsarbete fakturerades på löpande räkning
- 60% av 1,2 miljarder gick till konsulter
Styrning och projektledning – vad gick fel?
Otydlig styrmodell
- Ingen klar beställarroll
- Beslut togs som påverkade andra delar utan kommunikation
- “Väldigt mishmash av dålig projektstruktur”
Bristande IT-kompetens
“Man är ingen expert på IT-upphandlingar, man är ingen expert på att äga projekt inom IT… De tror att det är som att starta en ny skola eller göra ett ganska avgränsat enkelt projekt.”
Kompetensfel i ledarskap
Utbildningsdirektören försökte fungera som både projektledare och produktägare utan relevant erfarenhet.
Lansering och användarfeedback
Tekniska problem dag ett
- Ej mobilanpassad (2018!)
- Servrar underdimensionerade
- Tekniskt dåligt byggd med extrema systembelastningar
Användarrevolt
- Lärarna: Kunde inte se klasslistor eller sätta betyg
- Vårdnadshavarna: Kunde inte sjukanmäla eller kolla närvaro
- Systemet: Betyg 1.1 i App Store
Öppna Skolplattformen – guerillaföräldrarna
Två veckors utveckling vs fem års haveri
Frustrerade föräldrar byggde en egen app under jullovet:
- Modernt utvecklingssätt (Scrum, Discord)
- Betyg 4.7 i App Store
- Fungerade perfekt för grundbehoven
Stockholms stads motreaktion
“Det här är startskottet till katt och råtta lek mellan Stockholms stad, deras jurister och deras konsulter som man lägger mängder av timmar och många miljoner på att förstöra för öppna skolplattformen.”
Staden använde aggressiva juridiska metoder och polisanmälningar för att stoppa föräldrarna.
Viktigaste lärdomarna för projektledare
1. Användarcentrering är inte förhandlingsbart
“Man kan aldrig utveckla ett projekt utan användare. Det är självklart. Men här blir det så tydligt vad som händer om man får för sig att man ska kunna låta jurister eller någon sorts matrismodell bestämma hur projektet ska utvecklas.”
2. Agil utveckling för komplexa projekt
Vattenfallsmodeller fungerar inte för stora, komplexa IT-projekt där krav förändras.
3. Ägarskap och ansvar måste vara tydligt
När konsulter tar över projektet förlorar organisationen kontrollen över både riktning och kostnad.
4. Teknisk kompetens i ledningen
Utan förståelse för IT-projekts komplexitet fattas felaktiga beslut om scope, tid och resurser.
5. Hantera problem omedelbart
Olle delar sin egen lärdom:
“Det brukar aldrig bli bra, utan det är väl en sån misstag som jag har tagit med mig som en lärdom att försöka ta tag i saker. Problemen så fort de bara dyker upp.”
Vad fungerade trots allt?
Teknisk modernisering
- Lyft från stordatorer till modern grund
- Teknisk skuld delvis löst
- Grund för framtida upphandlingar
Lärdomar för framtiden
Projektet blev en lärorik (om än dyr) demonstration av hur viktigt projektledning och användarfokus är.
Ansvarsfördelning – vem bar skulden?
Olle lämnar frågan delvis obesvarad men identifierar flera ansvarsnivåer:
Politikerna
- Fokus på andra frågor
- Bytte majoritet under projektperioden
- Svårt att kritisera när man ärver problemet
Tjänstemännen
- Tog sig vatten över huvudet
- Saknade IT-projektkompetens
- Överlämnade kontrollen till konsulter
Leverantörerna
- Borde ha varnat för problemen
- Fortsatte fakturera istället för att lösa grundläggande problem
- Enda verkliga vinnare i projektet
Lyssna på hela avsnittet här för att höra fler detaljer om de juridiska processerna mot föräldrarna, specifika säkerhetsproblem som upptäcktes, och Olles personliga reflektioner om medieutveckling och hur IT-projekt borde drivas i offentlig sektor.