I detta sommarspecial av Projektledarpodden får du konkreta råd från tre experter om hur du genomför ett professionellt avslut innan semestern och säkerställer en smidig uppstart på hösten. Mattias Ejbe från Projektledarpodden, Petra Palmgren Lindvall från Styrelseakademin och Tobias (distansarbetare) delar sina bästa tips för att undvika semesterstress och maximera effektiviteten.
Varför sommarplanering är kritisk för projektledare
Alla projekt ska vara klara innan midsommar, alla beslut måste fattas innan semestern, och resurserna blir uppbokade. Som projektledare känner du igen detta scenario. Utan proper planering riskerar du att börja hösten med en restlista och stressade kolleger.
“Jag brukar ha principen att bli uppfångad. Jag ska inte behöva tänka under semestern på att jag glömt det där,” förklarar Mattias Ejbe sin strategi för sommarplaneringen.
Mattias Ejbes projektledarstrategi: 6 konkreta verktyg
1. Digitala checklistor och påminnelser
Använd verktyg som Evernote för att skapa automatiska påminnelser som aktiveras när semestern är över. Alla idéer och uppgifter som dyker upp läggs direkt in för framtida hantering.
2. Teams-tavlor för kontinuitet
Skapa kanban-boards eller Teams-tavlor där projektteamet kan följa upp status även under semestern. “Jag har även gjort så i mina projekt att jag har inte att folk behöver statusrapporterar längre” – istället ersätts PowerPoint-rapporter med veckovisa kvartsamtal kring den visuella tavlan.
3. Proaktiv mötesbokning
Boka alla augustimöten redan nu när folks kalendrar är tillgängliga. Lägg upp startmöten direkt efter semestern och fyll på med uppgifter allteftersom de dyker upp.
4. Augustilistan
Skapa en specifik lista för saker som kan vänta till efter semestern. Detta frigör mental kapacitet och säkerställer att inget viktigt glöms bort.
5. Hemlig kopiering för uppföljning
“När jag skickar mejl, som jag förväntar mig svar på, så finns det en tendens här att man kanske inte får svar nu innan semestern och sen glömmer man bort efter semestern.” Lägg alltid en hemlig kopia till dig själv och låt Outlook automatiskt sortera dessa i en bevakningsmapp.
6. Fördröjd mejlleverans
Överväg fördröjd leverans på mejl som skickas under semestern. Det skyddar både mottagaren från stress och dig från oönskade svar under ledigheten.
Tobias modell: Distansarbete och tydliga gränser
Tobias arbetade halvtid från en husvagn i Europa i fem månader – en extrem form av flexibelt arbete som ger värdefulla lärdomar för alla projektledare.
Tydlig kommunikation som grund
“Jag kommunicerade till de som jag jobbar närmast… från första november till mitt sista mars hade jag skrivit så jobbar jag halvtid, vardagar 7 till 11. Man kan faktiskt uppfostra folk rätt bra.”
Användning av epostsigaturer, kalenderblockering och konsekvent kommunikation skapade förväntningar som fungerade för alla parter.
Prioritering under press
Att jobba halvtid tvingade fram kristallklar prioritering: “Det krävs ju extremt stort mod för att göra sånt… Det finns ju en jävla massa saker vi gör som inte tillför så mycket eller man kan pausa ett halvår utan att det gör någon större skada.”
Petra Palmgren Lindvalls styrelseperspektiv: Långsiktig planering
Som styrelseordförande och företagare betonar Petra vikten av strategisk framförhållning.
Ansvar som aldrig vilar
“När man är invald i en styrelse… så har vi ansvar i styrelsen och för bolaget 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan, alla dagar under året. Även om många tar semester, ansvarsmässigt tar man inte semester.”
Proaktiv delegering
Redan nu bör styrelser fördela arbetsuppgifter för perioden efter semestern och säkerställa att alla vet vem som är tillgänglig vid behov.
Den kompletta 10-punktslistan för sommaravslut
Baserat på experternas råd och beprövad erfarenhet:
Stäng av det gångna (punkter 1-6):
- Summera första halvåret – Sätt av tid för strukturerad genomgång
- Utvärdera resultatet – AAR-metodik: Hur gick det vs hur skulle det gå?
- Reflektera och utvecklas – Använd NÖRA-modellen för planerad förbättring
- Stäng att-göra-listan – Genomgå vecka för vecka, månad för månad
- Strukturera allt material – Sortera mail, dokument, anteckningar
- Fatta beslut om allt – Inga lösa trådar ska hänga kvar
Förbered för framtiden (punkter 7-10):
- Se över mål för andra halvåret – Justera efter nya förutsättningar
- Kommunicera semesterregler – Tydliggör tillgänglighet och förväntningar
- Delegera ansvarsområden – Säkerställ kontinuitet under ledigheten
- Prata igenom privata förväntningar – Undvik onödiga konflikter med familjen
Vanliga misstag att undvika
Planera till 100% = 120% stress
“Om man planerar till 80 procent så toppar man på 100 procent. Och planerar man till 100 procent och toppar man på 120 procent,” varnar Mattias. Lämna alltid buffert för det oförutsedda.
Bristande kommunikation
Tobias erfarenhet visar att tydlighet från början löser de flesta problem: “Det handlar inte… Det är din egen tid och stress och inte stress och så här det handlar om.”
Reaktivitet efter semestern
Utan proaktiv planering blir du händelsestyrd när alla andra också vill komma igång. Boka mötena redan nu när kalendrarna är tomma.
Tekniska verktyg för smidig övergång
- Teams-tavlor/Kanban-boards för visuell projektuppföljning
- Automatiska påminnelser i Evernote eller liknande
- Fördröjd mejlleverans för stressfri kommunikation
- Hemlig kopiering för strukturerad uppföljning
- Kalenderblockeringar för att skydda fokustid
Mindset för framgångsrik sommarplanering
Som Tobias uttrycker det: “Om det här skulle hända och vi står där i augusti och haft en fantastisk magisk semester, vad ska ha hänt då?”
Denna framåtblickande fråga hjälper dig att planera från målet och bakåt, vilket ger mycket tydligare handlingsplaner än att bara “hoppas på det bästa.”
Genom att kombinera strukturerad avslutning, proaktiv planering och tydlig kommunikation skapar du förutsättningar för både en avslappnad semester och en produktiv höststart.
Lyssna på hela avsnittet här för att få fullständiga diskussioner om distansarbete, styrelseansvar, konkreta verktygsrekommendationer och personliga anekdoter från alla tre experterna om vad som fungerar i praktiken.
I det fullständiga avsnittet får du också höra mer om Tobias resa genom Europa, Petras strategier för långsiktig styrelseplanering, och Mattias detaljerade genomgång av digitala verktyg för projektledare.