Projektledar
Therese Helander
I det här avsnittet återkommer Therese Helander till Projektledarpodden, fem år efter sitt första besök. Hon är byggingenjör med erfarenhet från samhällsbyggnadsbranschen sedan 2009, och är engagerad i PMI både i Sverige och globalt. Samtalet handlar om varför samverkan är det bästa sättet att driva komplexa byggprojekt, hur man provtrycker ett kontrakt, vad PMI:s nya rapporter säger om kompetensgapet i branschen och varför relationerna oftare än tekniken avgör om ett projekt lyckas.
Bakgrund: Från Forsmark till PMI Globalt
Therese började sin karriär på Forsmark, där hon fick en grundlig skolning i riskhantering och intressenthantering. Där arbetade man också i samverkan, utan att kalla det så. Sedan dess har hon sett samverkan som det bästa sättet att driva komplexa projekt.
Sedan 2015 är hon volontär i PMI Sweden Chapter, där hon bland annat varit ordförande och 2018 startade Samhällsbyggnadsdagen. Sedan ett år tillbaka är hon Europaansvarig för PMI:s globala nätverk Construction Ambassadors.
Kompetensgapet i Samhällsbyggnad
PMI:s rapport om kompetensgapet inom construction management kom i februari 2026. Enligt Therese saknas omkring 2,5 miljoner projektledare i världen fram till 2035. Samhällsbyggnadsbranschen har många tekniskt kunniga ingenjörer, men ligger efter när det gäller ledarskap och projektledning.
Rapporten pekar på fyra områden:
- Attrahera – fler kvinnor och fler unga till branschen
- Behålla – ett klimat och en struktur där människor vill stanna
- Utveckla – se kompetensutveckling som en investering, inte en kostnad
- Överföra – ta tillvara kunskapen hos den stora generation som går i pension, till exempel genom mentorskap
De förmågor som behöver lyftas är framför allt kommunikation, ledarskap i samverkan och planering. Therese betonar också att inte sätta spaden i backen för tidigt, och att göra ordentlig intressent- och riskhantering innan.
Det hon själv tycker är mest intressant i rapporten är kvinnorna. Branschen har en stor outnyttjad kompetens, både i antal och i förmågor som att våga fråga, vara ödmjuk och be om hjälp:
Projekt är någonting vi gör tillsammans, ett team.
Relationerna Driver Projektet
En annan PMI-rapport från juli 2026, “Design to Deliver”, handlar om hur relationshantering påverkar framgången i infrastrukturprojekt. Therese menar att den bekräftar det hon sett i praktiken:
Men relationerna då? Det är de som bygger projektet och driver det framåt.
Hennes råd är att ta med relationerna i riskhanteringen. Ha en åtgärdsplan innan konflikterna uppstår, och våga byta ut personer när det inte fungerar, även sig själv om man inte längre bidrar till projektets bästa.
Vad Är Samverkan?
För den som inte arbetar i samhällsbyggnad beskriver Therese samverkan i två faser:
Fas 1 – utveckling
- Beställaren handlar upp entreprenören tidigt, redan när systemhandlingar ska tas fram
- Tillsammans handlas strategiska underentreprenörer upp, gärna både konsulter som ritar och ledande montörer
- Projektet arbetar gärna tillsammans en dag i veckan i en projektstudio
- Kalkylen tas fram gemensamt för att nå ett så träffsäkert riktpris som möjligt
- Kontraktet provtrycks, och risker, intressenter och planering hanteras tillsammans
Fas 2 – genomförande
- Kontrakt skrivs på den riktkostnad man kommit överens om
- Projektet byggs tillsammans med gemensamma ekonomimöten, byggmöten och samverkansmöten
Grunden är öppna böcker, självkostnad och tillit, även för de strategiska underentreprenörerna. Fokus ligger på projektets bästa, inte på det egna företagets.
Jämfört med en traditionell totalentreprenad, där beställaren i stort sett lämnar över ett problem att lösa, har samverkan en helt annan dynamik.
Mer kontroll, inte mindre
En vanlig invändning från offentliga beställare är att tillit låter luddigt. Therese menar att det snarare blir mer kontroll. I ett tidigare projekt gick hon och en controller igenom alla fakturor och underlag varje månad och presenterade framdrift, prognos och budgetförändringar för styrgruppen. Med öppna böcker har beställaren tillgång till alla system och underlag.
Hon påpekar också att hon själv inte är expert på ekonomi, och därför alltid tar in en controller. Att känna sina egna begränsningar är en del av ledarskapet.
Provtryck Kontraktet
Therese viktigaste medskick gäller alla upphandlingsformer. Ett kontrakt skrivs, läggs i byrålådan och tas fram först när man behöver diskutera något. Då visar det sig att parterna läser samma mening på olika sätt.
Hennes råd är att provtrycka kontraktet medan stämningen är god:
- Läs kontraktet tillsammans och gå igenom det punkt för punkt
- Fråga vad varje begrepp betyder för var och en, till exempel självkostnad
- Testa scenarier: vad händer om en viss risk faller ut?
- Lägg in kontraktet som en egen risk i risklistan, med en ansvarig och en åtgärd
Så Bygger Man Tillit
Startworkshopen är värd sin kostnad
Det finns ofta motstånd mot den första workshopen, som ses som flum. Men vid projektets slut brukar deltagarna säga att det var bra att de lärde känna varandra, eftersom det blev lättare att be om hjälp och förstå hur andra kommunicerar.
På workshopen arbetar man fram projektets mål, kultur och spelregler, och alla skriver under på dem. Förr kunde den pågå i ett par dagar med övernattning. Idag är det sällan man tar den tiden, och Therese menar att det är en investering som betalar sig.
Lek fungerar
På Samhällsbyggnadsdagen har deltagarna fått bygga med Lego. Först är många tveksamma, men när de skapar något tillsammans och ser helheten växer de med uppgiften.
Börja med en lunch
Det enklaste tipset: ta en lunch med en projektkollega och prata om annat än projektet. Ett första intryck går alltid att ändra.
Tillit måste byggas hela tiden
Tillit raseras lätt. Om något skaver behöver det tas upp direkt, annars kan konsekvenserna bli stora. I ett projekt där kommunikationen fungerade mycket dåligt tog man in en extern konsult, och det gick att vända.
Intressenthantering som Levande Verktyg
Intressenthanteringen görs ofta för snabbt: politiker, projektgruppen och grannar. Men det är där projekt senare får problem.
Therese berättar om ett projekt där en hel by var emot projektet, eftersom projektet inte fick kommunicera. När kommunikationen öppnades var det till slut bara en person som var emot.
Så håller hon intressenthanteringen levande:
- En enkel Excel som kopplas till kommunikationsplanen
- Kanal och frekvens per intressent, till exempel veckobrev, informationsbrev eller möten
- Bokade mötesserier med intressenter som har stort inflytande
- En stående punkt på projektmötena där listan gås igenom och uppdateras
Vad Krävs av Projektledaren?
- Bygg teamet – våga säga att du inte kan allt, och hitta kompetenserna som kompletterar dig
- Intervjua nyckelpersonerna – personkemin avgör om teamet fungerar
- Fatta beslut utan att ha all information – och lägg det osäkra på risklistan
- Kräv mandat – utan mandat går det inte att driva projektet
- Se till att beställaren också vill samverka – det räcker inte att entreprenören gör det
Upphandling på kvalitet, inte bara pris
Många säger att LOU gör det omöjligt att välja rätt entreprenör. Therese håller inte med:
- Bjud in alla entreprenörer tidigt och ge samma information
- Utvärdera på kvalitet, med en utvärderingsgrupp som förstår vad som ska bedömas
- Låt entreprenörerna presentera och visa att anbudet stämmer med hur de arbetar
- Gör bedömningen mätbar med tydliga parametrar och poäng
- Räkna med en skälig vinst – den som prisar in sig för lågt tar ofta igen pengarna senare
Certifieringen för Samhällsbyggnad
PMI har tagit fram certifieringen Construction Professional. Den består av fyra digitala moduler om bland annat kommunikation, upphandling, planering och styrning, och avslutas med en fyra timmar lång examen med situationsbaserade frågor. Det krävs tre års erfarenhet från branschen. Vid inspelningen fanns 279 certifierade i världen, varav två i Sverige.
Misstag och Lärdomar
Kontraktet som ingen hade provtryckt
Jag försökte att vi såhär, men vi kanske ska gå in i ett möte men då hade vi ju samsyn, tyckte man. Men nej, vi hade inte samsyn.
Parterna läste samma kontrakt med olika glasögon. Lärdomen är att provtrycka kontraktet tidigt och lägga det som en risk i risklistan.
Att ta över ett kontrakt utan att gå igenom det
Therese har flera gånger tagit över projekt där andra skrivit kontraktet och sagt att man var överens. Utan att gå igenom det från början upptäcktes långt in i projektet att man tolkade det olika. Lärdomen: samla alla i rummet och gå igenom vad som faktiskt bestämts.
Självkostnad betyder olika saker
Trots att begreppet finns tydligt beskrivet är det svårt att säkerställa att alla har samma förståelse för självkostnad och skälig vinst.
Examen på engelska
Therese klarade inte certifieringsexamen första gången. Hon arbetar bara på svenska och hade svårt att översätta upphandling och risk till den engelska kontexten. Det visar också att även erfarna projektledare behöver förbereda sig ordentligt.
Praktiska Råd
- Provtryck kontraktet innan problemen uppstår, och gör det till en risk med en ansvarig
- Investera i startworkshopen – den betalar sig senare i projektet
- Ta en lunch med en projektkollega och prata om annat än projektet
- Gör intressenthanteringen levande med en stående punkt på projektmötena
- Ta med relationer och samverkan i risklistan, inte bara tekniska risker
- Upphandla på kvalitet och räkna med en skälig vinst
- Känn dina begränsningar och ta in hjälp, till exempel en controller
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om PMI:s nätverk för samhällsbyggnad, hur Therese ser på kvinnornas roll i branschen, vad som skiljer äkta samverkan från varianter med fast pris längre ner i kedjan, och hur Samhällsbyggnadsdagen är upplagd för att främja nätverkande.