Tommy Olin, disputerad inom projektledning och certifierad inom allt från Prince2 till SAFe, delar djupgående insikter om Vinnells projektmodell och modern projektledning. I detta avsnitt av Projektledarpodden lär du dig om målsökande vs målstyrda projekt, vikten av magkänsla i projektledning, och hur man kombinerar struktur med agil flexibilitet för framgångsrika projekt.
Vinnells projektmodell – enkelhet som styrka
Vinnells projektmodell bygger på internationella standarder (ISO, PMI, IPMA) men med en avgörande skillnad:
“Det vi har gjort och som vi har sett är framgången med den här modellen är att den är så enkel och tydlig. Einstein sa en gång, gör det så enkelt som möjligt, men inte enklare.”
Skalbar struktur med tre nivåer
Projekt: Fullständig modell med alla faser och grindar
- Förstudie
- Förberedelse/planering
- Genomförande
- Avslut
Uppdrag: Förenklad version där förstudie och förberedelse kombineras
- Några grindar tas bort för mindre formalitet
- Passar medelstora initiativ
Uppgift: Minsta nivån utan formella grindar
- Dialog mellan beställare och uppgiftsledare
- För mindre, avgränsade arbeten
Komplexitet och kommunikation
Vad avgör vilken nivå som ska användas?
“Det beror på. Det handlar om vilken projektmognad har organisationen, storlek på projektet… komplexiteten kommer med antal kommunikationsvägar.”
Tommy förklarar att även det mest avancerade forskningsprojektet blir hanterbart om kommunikationen fungerar, medan enkla projekt kan bli katastrofer med dålig kommunikation.
Praktiska exempel på kategorisering
- Projekt: Utveckla ny produkt från grunden
- Uppdrag: Uppgradera befintlig produkt, ordna julfest
- Uppgift: Uppdatera mallar efter lagändring
“Allting är relativt. Jag jobbade på Ericsson där 15 personer och 30 miljoner var ‘en liten grej’. Hela det andra företagets R&D-budget var 22 miljoner.”
Målsökande vs målstyrda projekt
Från målstyrning till målsökande
Tommy introducerar ett revolutionerande koncept baserat på forskning av Svenska Carbo och Mahalin:
“Cirka 45% av alla funktioner i IT-produkter används inte. De två största orsakerna var att vi inte förstod behovet när vi startade. Och det andra var förutsättningarna förändrade sig under projektets gång.”
Praktisk tillämpning av målsökande
Traditionellt målstyrt: Perfekt spec från början → följ planen exakt
Målsökande: Vi vet ungefär vad vi vill → forma målen under projektets gång
“Bygger jag ett nytt hus. Jag vet ju vad trappuppgången är. Men jag behöver inte planera våning sex i detalj. Utan jag kan vänta tills jag får en hyresgäst.”
Fyra utvecklingsfilosofier
Tommy beskriver fyra sätt att angripa projekt beroende på osäkerhet och komplexitet:
1. Vattenfall
- När: Låg osäkerhet, låg komplexitet
- Hur: En sak i taget, sekventiellt
- Risk: “Big bang” på slutet vid komplex projekt
2. Integrationsdrivet
- När: Medelhög osäkerhet
- Hur: Prototyper och modeller för kontinuerlig testning
- Fördel: Lärande under resans gång
3. Agilt/Incrementellt
- När: Hög osäkerhet, behov av tidiga leveranser
- Hur: Färdiga delar levereras successivt
- Exempel: E-handelsplats – produktlista → shoppingkorg → checkout
4. Utforskande
- När: Forskningsprojekt, mycket hög osäkerhet
- Hur: Iterativt, förfiningar av samma koncept
Ekonomi och scope i målsökande projekt
Agil ekonomistyrning
“Traditionellt sett så låser vi ju projektmålen, och sen låter vi tid och pengar variera. I De Agila brukar man säga att nu vänder vi det upp och ner. Vi låser tid och kostnad. Sen blir det vad det blir.”
Scope change vs scope creep
Scope change: Kontrollerad förändring – ta bort en funktion när du lägger till en annan
Scope creep: Okontrollerat – bara lägga till utan att ta bort
Vikten av magkänsla och gut feeling
Tommys värdefulla misstag
Tommy delar sin mest lärorika erfarenhet:
“Jag hade varit 15 år på Ericsson. Vi skulle dra igång ett nytt projekt. Jag kände att förstudien inte är klar… Men beställaren låg på mig… Så jag sa, okej, vi kör vidare då.”
Resultatet: Projektet “försenades” tre månader på en månad (det var redan försenat från början).
Projektledarens gut feeling som styrinstrument
“För om projektledaren inte tror på det här projektet, tror ni att det kommer att lyckas då? Nej. Antingen är det fel på projektet eller så är det fel på projektledaren.”
Tommy förespråkar att “projektledarens magkänsla” ska vara en obligatorisk punkt i grindchecklistor.
Grindar – stängda som standard
Paradigmskifte i grindhantering
“En grind är per definition stängd. Du måste komma med väldigt goda argument för att den ska öppnas… många tror att grindarna står öppna, och det är bara de dåliga projekten så stänger vi grinden.”
Detta tillvägagångssätt hjälper organisationer att:
- Stoppa projekt som inte bör fortsätta
- Fokusera resurser på rätt initiativ
- Undvika resursbrist genom för många parallella projekt
Största utmaningarna idag
1. Otydlig kravbild
- Krav får vara ospecifika men måste vara tydliga
- “De här sakerna vet vi inte. Det här tror vi.”
2. Passiva beställare och styrgrupper
“Beställaren förstår inte vilken viktig roll henne har. Att man faktiskt är aktiv. Styrgrupper också. Många tror att de sitter i en styrgrupp. Det gör man inte. Man arbetar i en styrgrupp.”
3. Resursbrist från för många projekt
- Använd grindar för att begränsa antalet aktiva projekt
- Lär från farmaceutisk industri som startar många förstudier med vetskap om att de flesta stängs
Branschperspektiv och mognad
Agil mognad i Sverige
“Jag tycker att mognaden blir bättre och bättre. Det här med det agila var väldigt hett för femton år sen. Idag är det inte lika hett, utan idag är det lite mer, ja men så bör man väl jobba oavsett vilken bransch det är.”
SAFe vs Projekt
Tommy ger en nyanserad syn på SAFe:
“Safe är jättebra om du har en befintlig produkt ute på marknaden som behöver underhållas och utvecklas. Men ska du ta fram en ny plattform, då tycker jag projekt är mycket bättre.”
Implementeringsråd
Steg-för-steg approach
“Ta ett steg i taget. Bestäm dig för någonting. Börja göra det. När du känner att du tar nästa steg och inför det… Smyg in det. Ta en sak i taget.”
Rekommenderade första steg:
- Planeringsworkshops
- Riskworkshops
- Effektiva projektmöten
- Intressentanalys
Kommunikation som framgångsfaktor
Verktyg som verkligen används
Enligt Tommys uppföljning av kursdeltagare två år senare är det mest använda verktyget:
“Projektmöten. Alltså att man får effektfulla, inte bara effektiva, för de kan vara jätteeffektiva. Men det ska ju bli effekt av dem också.”
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om Tommys disputationsarbete om flexibilitet och struktur, detaljerade exempel på målsökande projekt, och hans engagemang i Projektnäring – Sveriges ledande event för projektledare som arrangeras i november varje år.