I det här avsnittet av Projektledarpodden träffar vi Yvonne Boe, författare till boken “Vision, Mission, Mål och sex element för framgångsrikt företagande”. Med över 30 års erfarenhet från coaching och projektledning delar hon med sig av praktiska strategier för att bygga en stark värdegrund i projekt. Genom konkreta exempel från företag som AstraZeneca och Marabou visar hon hur tydliga grundvärderingar kan vara avgörande för projektframgång.
Definitioner och ordning – Vision, Mission, Mål
Yvonne förklarar de tre grundkomponenterna för framgångsrik projektledning:
Vision – Sikta mot stjärnorna
Vision är ju… I min värld, det här vart är du på väg sikta mot stjärnorna? Var vill man vara långsiktigt? Att ha lite koll på var jag är på väg och var jag vill komma dit.
Vision handlar om:
- Långsiktig riktning och destination
- Det övergripande målet för framtiden
- “Vad” organisationen vill uppnå
Mission – Hjärtat och varför
Sedan missionen, det är det här hjärtat. Jag brukar säga att många startar företaget efter sin passion. Men även i en företagsbas är det viktigt att ha mitt varför. Varför gör vi det här?
Mission fokuserar på:
- Det djupare syftet och drivkraften
- Varför projektet eller företaget existerar
- Den inre motivationen och passionen
Mål – Mätbarhet och riktning
Och sen det här med målsättningar. Om du inte har mål, hur ska du kunna mäta? Att du gör rätt, att du är på rätt väg.
Ordningsföljd kan variera:
- Beror på organisation och projektsituation
- Alla tre måste samverka i symbios
- Ingen kan fungera isolerat från de andra
Utmaningar med vision i projekt
Den största utmaningen – Översikt och engagemang
Det jag tror är största utmaningen många gånger är att det är lätt att börja med steg ett och sen steg två och sen steg tre och kanske inte ha den begripande översikten.
Vanliga fallgropar:
- Fragmentering – Fokusera på detaljer utan helhetsperspektiv
- Bristande kommunikation – Vision stannar på PowerPoint-slides
- Saknad förankring – Team förstår inte hur deras arbete bidrar till visionen
- Otillräcklig stakeholder-hantering – Olika enheter arbetar mot olika mål
Konkret exempel från verkligheten
Yvonne berättar om ett mångmiljardföretag där de skickade ut en enkät till alla projekt över 10 miljoner kronor:
Vi skickade ut en fråga om vilken vision eller vilka övergripande mål stödjer ett projekt. Ungefär hälften av projektet skickade tillbaka vilka vi har.
Detta visar på den omfattande utmaningen med att koppla projekt till företagets övergripande vision.
Framgångsexempel – AstraZeneca och stark värdegrund
Kulturbyggande genom tydlighet
AstraZeneca är väldigt tydliga med hela sin varumärksplattform och hela sin vision och deras mission, var de är på väg och varför. Och det här är så… Jag blev så imponerad och tyckte det var så fantastiskt att arbeta i den miljön.
Fördelarna med stark värdegrund:
- Medarbetar-engagemang – Människor förstår varför de gör olika delar
- Kulturbyggande – Gemensam förståelse av vad som är viktigt
- Beslutsfattande – Enklare att fatta rätt beslut i kritiska lägen
- Resultat – Vetenskapligt bevisat att engagerade medarbetare ger bättre resultat
Storytelling som verktyg i projektledning
Skapa engagemang genom berättelser
Att jobba med storytelling, att kunna skapa en bra story. Det är både för företaget att kunna skapa en bra story, varför man gör nåt, och gentemot kunder, investerare och andra intressenter i företaget.
Autenticitet är avgörande
Yvonne varnar för risken med icke-autentisk storytelling och använder Lindt som exempel:
Så jag tror att att hitta på och bara skapa nån som inte är autentisk kan göra mer skada än nytta. Jag tror nånstans att man ska vara så autentisk som möjligt i sin storytelling.
Praktiskt case: AI-driven resebyrå
Under samtalet utvecklar Yvonne och Mattias ett konkret exempel med en resebyrå som ska implementera AI-chatbot:
Företagets vision och mission
Vision: “En vänlig, trevlig, hjälpsam resebyrå som får folk glada och kan göra sina resor på ett miljövänligt och etiskt korrekt sätt men ändå på prismässigt okej nivå.”
Mission: “Vi vill fortsätta kunna erbjuda resor på ett effektivt, prisvärt och nöjt sätt. Miljövänligt och etiskt.”
Utmaningar med värdegrund och ny teknik
Ett intressant dilemma uppstår när företaget vill vara miljövänligt men använder AI som kräver mycket energi:
Då måste du koppla energikäll i form av vindkraft, solkraft eller solenergi eller liknande. Då kan du börja prata miljövänligt med att ta service som drivs på miljövänlig energi.
Lösning: Förklara att AI-hjälp resulterar i:
- Färre sökningar totalt
- Mer träffsäkra resor
- Kortare och bättre planerade resor
- Besparing av både företagets och kundens tid
Varför en tredjedel av företag inte lever efter sina värderingar
Problemet med värdeord utan innehåll
Men sen måste man ju också arbeta dels inom ledarskapet med vad innebär de här värderingarna? Vad är de här värdeorden? Om vi säger respekt som brukar vara, ja men vi ska vara respektfulla gentemot varandra. Ja, men då måste ju alla veta vad innebär det i det här sammanhänget.
Vanliga orsaker till misslyckande:
- Bristande definition – Värdeord utan konkret innehåll
- Saknad medarbetar-involvering – Ledning skapar värdegrund i isolering
- Otillräcklig implementering – Inga konkreta handlingsplaner
- Bristande uppföljning – Ingen kontroll av hur värdena lever i praktiken
Förankringsstrategier
Framgångsrikt tillvägagångssätt:
- Workshops med medarbetare på olika nivåer
- Specifika definitioner av vad varje värdeord innebär
- Konkreta exempel på hur värden ska tillämpas
- Regelbunden uppföljning och justering
Crisis management och värdegrund
När värdegrund blir avgörande
Under pandemin såg Yvonne hur företag med stark värdegrund kunde agera snabbt:
Det var väldigt spännande att se hur vissa företag bara vände om direkt, som Absolut Company till exempel, som började producera handsprit.
Exempel på värdedriven crisis management:
- Absolut Company – Ställde om till handsprit-produktion
- Företag i Helsingborg – Började tillverka munskydd för vården
- McDonalds under snökaoset – Delade ut hamburgare, kaffe och blöjor gratis till bilister
Innovation genom kris
För det första öppnas innovationen upp. Utveckling och innovation. Människor blir så här, det här måste vi lösa. Den lösnings… Eller förändrings- och lösningsbenägenheten som blir vid kris, tycker jag är ganska fascinerande.
Misstag och lärdomar från Yvonne
Misstag: Springa för fort utan förankring
Bland annat har jag kommit fram till att jag sprang för fort. Jag var inte inlyssnande. Jag hade visionen klar för mig. Ja, vi kör! Men jag hade inte säkerställt att jag hade teamet med mig.
Case: Stängning av printroom
Yvonne berättar om ett av sina mest utmanande projekt – stängning av ett stort tryckeri:
Situationen:
- Personal som förlorade jobb var ledsna
- Flytt till Stockholm med nya kompetenskrav
- Stark känslomässig påverkan på team
Misstaget:
- Otillräcklig förankring hos berörd personal
- Fokus på uppdrag istället för människor
- Bristande storytelling om varför förändringen var nödvändig
Lärdom: Reflektion och utveckling
För om man gör misstag och reflekterar… Då kommer det här med reflektionen, som jag också tror är viktigt. Om man reflekterar över vad misstagen har varit och vad det berodde på.
Strukturerad reflektion:
- Projektavslut med hela teamet
- “Vad var bra? Vad kunde vi göra bättre?”
- Dokumentera lärdomar för framtida projekt
- Personlig utveckling genom självkritik
Konkreta tips för projektledare
Tydlighet som grundsten
Jag tänker tydlighet. Kommunikation är viktigt att vara tydlig med. Vad är det som förväntas av mig som projektledare? Vad förväntas av projektet? Vart är vi ska?
Praktisk tillämpning:
- Projektbeställning – Säkerställ koppling till företagets värdegrund
- Teamkommunikation – Regelbundna avstämningar om riktning och värden
- Stakeholder-hantering – Tydliga förväntningar och roller
- Leverantörsval – Välj partners som delar företagets värdegrund
Motverka stress genom tydlighet
För min övertygelse är att om du har en tydlighet i förväntningar, och då kommer du återin på det här med vision och mission, även i projektform.
Fördelar med tydlighet:
- Minskar stress och otydlighet
- Förbättrar leveranskvalitet
- Skapar bättre avgränsningar
- Möjliggör effektivare beslutsfattande
Varumärke som kompass
Varumärket är ju nånting som inte bara består utav färg och logga och bildedesign. Det här är ju också där… Om jag är ett varumärke, vem är jag då?
Projektledare ska se sig som representanter för företagets varumärke och säkerställa att alla projektaktiviteter stödjer den övergripande identiteten.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om Yvonnes detaljerade berättelser om Climate Fort-projektet på Arlanda, specifika tekniker för att engagera medarbetare i värdearbete, konkreta exempel på hur svenska företag hanterade pandemin genom sin värdegrund, och hennes personliga utvecklingsresa från snabb projektledare till reflekterande coach.