I detta fascinerande avsnitt av Projektledarpodden delar Lovisa Hammarlund och Marcus Ekström sina revolutionerande forskningsresultat från sin prisbelönta masteruppsats om visuell projektledning. Som vinnare av Svenska Projektakademins uppsatspris avslöjar de överraskande sanningar om vad som verkligen fungerar med kanban-tavlor, pulsrum och ståupp-möten – och vad som bara är myter från konsultvärlden.
Forskningens utgångspunkt: Myter utan grund
Lovisa och Marcus upptäckte en fundamental brist i projektledningsvärlden: trots att experter hyllade visuell projektledning som “det bästa som finns”, saknades vetenskaplig grund.
“Vi hade en handledare då när vi studerade vår masterexamen på KTH som sa att det här är lite spännande, för det är väldigt många som säger att det här är det bästa som finns, men det finns liksom inte i forskningen riktigt.”
Forskningens scope:
- 4 organisationer
- 12 olika avdelningar
- 144 medarbetare
- Fokus på produktutvecklingsprojekt
“Många av de här lovorden var ganska ogrundade i forskningen. Och det är ofta så det går i projektledning utan det är folk som jobbar med det som utövar och testar. Och sen så kommer forskningen där bakom och verkligen dubbelkollar allting.”
Vad är visuell projektledning?
Definition och verktyg
Visuell projektledning är “ett sätt att kommunicera förväntningar, kopior, processen på ett väldigt lättillgängligt sätt där nästan ingen eller bara väldigt lite förkunskap om vad som finns visualiserat behövs.”
Vanliga verktyg och rum:
- Pulsrum – Tavla över hela processen, risker, resursallokering
- Obeya-rum – Japanskt koncept för visuell styrning
- Ståupp-möten – Dagliga aktiviteter med kanban-tavlor
- Kanban-tavlor – Enklare verktyg för mindre team
Grundläggande principer
“Grunden ligger lite, man kollar på vad tycker vi är viktigt, vad är det viktigt vi har koll på, vad är det viktigt att vi inte missar. Och sen försöker man visualisera upp det här på något sätt.”
Exempel på tillämpning:
- Spåra framsteg: 20% av tiden passerad = 20% av arbetet klart?
- Identifiera problem: Rött ljus när projekt släpar efter
- Resursallokering: Var alla resurser är utplacerade
- Riskhantering: Visualisera och följa upp risker kontinuerligt
Det chockerande resultatet: Verktyget spelar ingen roll
Den tuffa upptäckten
“Det var en trist eftermiddag. Det var en tuff dag, en tuff insikt. Väldigt tuff insikt.”
Första analysen visade att verktyget i sig inte hade någon statistisk påverkan på effektivitet eller innovation – ett resultat som skakade forskarna.
“När vi körde den och försökte modellera upp, kan vi hitta ett samband? Om man gör A så får man utkomst B. Men det gav inga resultat överhuvudtaget.”
Genombrott: Det är aktiviteterna som räknas
Genom djupare analys upptäckte de den verkliga mekanismen:
“Det vi egentligen såg var att verktyget i sig inte hade nästan ingen statistisk påverkan. Vi såg att beteenden hos den anställda förändrades. Det var väldigt intressant.”
Avgörande aktiviteter för effektivitet:
- Synkning mellan team – “Hur går det för vårt team? Hur går det för er?”
- Rapportering av progression – Transparent uppföljning av framsteg
- Kollektiv problemlösning – Gemensam hantering av utmaningar
Avgörande aktiviteter för innovation:
- Kunskapsdelning – Olika kunskapsgrunder blandas
- Fråga och mottag hjälp – Aktiv kunskapsöverföring
- Rapportering och progression – Skapar översikt för kreativa lösningar
Fysiskt vs virtuellt: Skillnaden finns men syns inte i datan
Experternas starka ståndpunkt
“När vi hade en expertintervju så var han otroligt emot virtuella projektledningsverktyg. Han såg en sådan viktig just det där att de tar sin lapp och äger den.”
Fördelar med fysiska verktyg:
- Ägandeskap genom fysisk handling
- Alla står upp och engagerar sig aktivt
- Social aspekt – stå i centrum av konversation
- Inga distraktioner från e-mail eller annat
Pandemins påverkan
“Det var ju under en ganska intressant tid där vi började arbetet så fanns det ingen pågående pandemi. Och sen när vi skulle börja den här studien så var pandemin i sin startgrop och alla satt hemma.”
Trots experternas övertygelse visade data ingen skillnad mellan fysiska och virtuella verktyg, vilket väcker frågor om framtidens arbetssätt.
Implementeringsfallgropar och lärdomar
80/20-regeln: Varför vissa aldrig kommer tycka om det
En expert menade att 80% kommer tycka om visuell projektledning medan 20% aldrig kommer acceptera det:
“Eftersom man verkligen visualiserar vad som för sig går. Så det är ingenting som göms undan, utan allt som är bra eller håller planen, det syns. Och allt som inte går som planerat blir väldigt väldigt synligt.”
Vanliga misstag vid implementering
1. Dubbel bokföring “Då blev det en risk för dubbel, dubbelbokföring av allting. Det fanns två, två sanningar egentligen. Det fanns det gamla systemet och så kanske det fanns det nya.”
2. Plug-and-play-mentalitet “Han var väldigt tydlig med att det här är inte en plug and play-metod. Du kan inte bara slå upp tavlorna och förvänta dig att det ska fungera.”
3. Saknar tydligt syfte “Det ska finnas ett tydligt syfte till varför man implementerar det… När man skulle implementera visuell projektledning som skulle vara en quick fix för allt.”
4. Bristande uppföljning “Just det här att ha ett analogt projektledningsverktyg som när du har haft en post-it-lapp och sen slänger du den. Det finns liksom inte sparat någonstans.”
Framgångsfaktorer för lyckad implementering
Organisatoriska förutsättningar
“Det behövs en tydlig Obeya-coach till exempel som hjälper dem att ta de här stegen och börja arbeta på ett nytt sätt och också förmedla värdet av det.”
Kritiska framgångsfaktorer:
- Tydlig coach eller champion
- Förmedla värdet, inte bara verktyget
- Alla måste vara med på tåget
- Kontinuerlig utveckling och anpassning
Uppdatering och underhåll
“Min uppfattning av det… att de mellan mötena såg till att datan som var uppe på väggarna var alltid uppdaterade. Kanske med en dag. De uppdaterade en gång per dag.”
Framgångsrika team hade daglig uppdatering, vilket gjorde mötena mer effektiva och fokuserade.
Praktiska råd för projektledare
Bestäm vad du vill uppnå först
“Det viktiga är nog att bestämma vad vi vill fokusera på här för då blir det lite smalare.”
För ökad effektivitet:
- Implementera synkning mellan team
- Fokusera på progressrapportering
- Skapa forum för kollektiv problemlösning
För ökad innovation:
- Främja kunskapsdelning mellan olika bakgrunder
- Uppmuntra frågor och hjälpsökning
- Kombinera med progressrapportering för översikt
Undvik verktygsfixa
“Så om man har jättegott minne, och vi nu bestämmer oss att bara tänka på det här och prata om det här, då går det, men jag tror att det är otroligt utmanande.”
Verktyget hjälper att:
- Rikta konversation till rätt ämne
- Undvika att “flyta iväg” från fokus
- Skapa gemensam referenspunkt
- Dokumentera beslut och framsteg
Skapa rätt typ av gränser
“Det handlar om att rikta konversationen åt samma håll, så att man alla drar åt samma håll, tänker på samma problem man kanske vill lösa.”
Innovation kräver “frihet under ansvar” – tillräckligt med struktur för att fokusera, men inte så mycket att kreativiteten kväväs.
Projektledarens nya roll
Från kontrollfokus till kollektiv ansvarighet
“Det som var väldigt spännande var ju att man tillsammans står till svars för det man tidigare sa var viktigt. Det är en väldigt bekväm situation att stå i som projektledare.”
Fördelar med visuell projektledning för projektledaren:
- Tavlan visar status, inte projektledaren som måste fråga
- Kollektiv problemlösning när avvikelser upptäcks
- Gruppen tar ansvar för gemensamma beslut
- Mindre mikrostyrning behövs
“Det är ingen projektledare som säger hur är status här och vad är status på det här och när kommer det här vara klart. Utan det är tavlan som visar att det här förmodligen kan du förvänta dig.”
Minnesaspekter och flersinnig inlärning
Varför visualisering fastnar bättre
“Om jag pratar från egna tidigare erfarenheter så kommer jag mycket lättare ihåg när någon har talat och haft en PowerPoint bakom sig eller visat och pekat och jag använder både min syn och min hörsel.”
Forskarna noterade att information som presenteras visuellt med flera sinnen aktiverade fastnar bättre än enbart verbal kommunikation.
Framtida forskning och utveckling
Behov av mer forskning
“Jag önskar att någon gör det här över längre tid och med fler bolag, mer varians i vilka typer av aktiviteter som de har i obejarummen eller pulsrummen.”
Forskningsgap som behöver fyllas:
- Längre tidsperspektiv för innovationsmätning
- Fler organisationer och branscher
- Djupare analys av olika aktivitetstyper
- Bättre förståelse för fysisk vs virtuell implementering
Utvecklingsområden
“Om ni har något material eller någonting så kan vi ju länka till dig anteckningarna sen. Jag vet att det finns en video bland annat. Absolut, det finns video, det finns master thesis och snart finns det även en artikel.”
Lovisa Hammarlund och Marcus Ekström har genomfört banbrytande forskning som utmanar många antaganden om visuell projektledning. Deras viktigaste upptäckt – att det är aktiviteterna och beteendena, inte verktyget i sig, som skapar värde – ger projektledare en helt ny förståelse för hur man framgångsrikt implementerar visuella metoder.
Genom att fokusera på synkning mellan team, progressrapportering och kollektiv problemlösning kan projektledare uppnå verklig förbättring av effektivitet och innovation, oavsett om de använder fysiska eller virtuella verktyg.
Lyssna på hela avsnittet här för att höra mer om deras detaljerade forskningsmetodik, specifika exempel från de fyra organisationerna och djupare diskussioner om framtiden för visuell projektledning i en post-pandemisk värld.